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ERP系列
 
什麼是ERP系統?


Enterprise Resource Planning企業資源規劃系統,簡稱ERP系統,是一個以會計為導向的資訊系統,利用模組化的方式,用來接收、製造、運送和結算客戶訂單所需的整個企業資源,將原本企業功能導向的組織部門轉化為流程導向的作業整合,進而將企業營運的資料,轉化為使經營決策能更加明快,並依據強調資料一致性、即時性及整體性的有效資訊。整個企業資源包含了產(生產)、銷(配銷)、人(人力資源)、發(研發)、財(財務)等企業各功能性部門的作業。

若把ERP的概念轉化為資訊系統,則可以系統功能來區分,一般而言ERP系統應具備以下功能:基本資料與管理維護、庫存管理、採購進貨管理、配銷管理、財務管理、人資/事務管理、生產管理與決策支援管理等系統功能,而其它根據業態有不同之ERP相關子系統。比如說外銷型產業就需要進出口管理系統、多角貿易管理系統;買賣流通業的門市專櫃系統等等,在這僅就部分管理系統作摘要說明,讓大家了解ERP管理系統的運用。

ERP系統基本功能介紹

1.基本資料與管理維護
        這個子系統主要是針對各個模組中共用的基本資料作統一的管理與資料維護,通常公用的參數設定、權限的檢核設定、系統清單、程式清單、檔案結構、使用者管理等資料的建立與查詢也都集中於此,使管理維護者更了解整個系統的結構與可用的作業。

2.採購進貨管理
        這個子系統主要是針對企業的採購流程如廠商管理、採購作業、跟催作業、收貨驗收等提供完善、自動化的處理作業。

廠商管理 對於所有往來之廠商,除了必須建檔保存其基本資料外,還必須隨時記錄與其例行之交易,並提供各廠商之交易筆數、金額、不良率、交貨逾期率等,作為是否繼續採購或議價參考。
採購作業 提供採購單製作、處理(含大量)外,並對於各項料件須提供完整供應廠商價格方面檔案與歷史交易記錄。
跟催作業 提供各角度表報查閱,例如廠商別、就料件別或就某張製令別來查看預計進貨之狀況。
收貨驗收 提供倉庫人員製作收料憑證〈核對原採購單之品號、數量、交期等〉,提供品管單位進行品檢作業並記錄結果,驗退件必須先予保管並通知廠商取回,驗收部份則辦理入庫登帳事宜。

3.庫存管理
        庫存管理的目的在於儲存適當數量的物料,存貨不足或過度皆會影響企業的營運績效,而庫存管理的基本工作,除了記載,保留出入庫的異動資料外,更重要是要即時提供各種相關報表,以供管理者瞭解庫存狀況,以作出適當的採購或存貨處分等決策。

4.配銷管理
        配銷管理主要是針對企業的訂單處理及出貨作業流程,如訂單製作處理、價格管理、調價處理、訂單相關內容查詢〈客戶信用額度、交易記錄等〉與異動資料登錄、更新等提供完善、自動化的處理作業,以強化企業對於銷售狀況的掌握與回應。

5.生產管理
        ERP在生產管理通常會提供產品結構管理、製令托外管理、物料需求管理、批次需求計畫、製程管理及成本計算等系統功能,以達到生產彈性與產能最佳化。

產品結構管理 提供產品組成的材料使用量資料登打、各項成本資料儲存、各項查詢調閱及計算列印等作業。
製令托外管理 包括廠內製令,領退料,生產入庫,託外加工製令,託外領退料,託外進貨,加工單價管理等,並且提供多種生產報表資訊以供管理者充分掌握狀況
批次需求計畫 提供編製各階產品的及時批次生產計劃與材料的採購計劃,並對生產此批次的計劃進行產能負荷分析,以評估其可行性。
成本計算 提供建立正確的成本蒐集計算制度,以反映出真實的成本結構,然後才可據以分析成本結構,尋找出值得改善的關鍵。

6.財務管理
        財務管理通常可區分為應收/應付、會計總帳、自動分錄、票據資金、營業稅申報及零佣金等六大部分,由於會計循環始於日常交易之發生,根據原始憑證編寫傳票,登錄日記帳,過入分類帳,定期編製各種財務報表,至期末再將各帳戶予以結轉,舉凡有關登帳、計算、編表、結轉等工作透過財務管理的協助作業,則可迅速掌握企業的營運成本及財務相關決策。

7.人資/事務管理
        人資/事務管理通常可區分為刷卡、人事薪資及固定資產等子系統,主要是藉由資訊系統的管理,以減少人工時間及作業錯誤率的發生。人事薪資管理可便於處理出勤資料〈可由刷卡系統自動得知〉、加班費、全勤獎金及各項津貼,查出勞健保費、所得稅扣繳金額等薪資計算及資料保存。固定資產管理主要提供企業針對生產設備及其他固定資產設備等資產取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊、移轉及外送的資料管理,以避免資產折舊計算發生錯誤影響生產成本之正確性、資產記錄不全造成資產盤點與管理不易等問題。

8.決策支援管理
        決策支援管理是以分析為導向,通常以企業的存貨、營業、財務、薪工及生產等構面出發,應用OLAP分析工具,提供簡易圖形介面與簡單拖曳操作模式,讓使用者可自訂分析角度與內容,輕易獲得多方位完整分析資訊,作為決策的參考依據。

9.出口管理
        出口貿易作業的處理程序複雜,尤其是出口文件之間的關聯性、重覆性更加重人工處理的錯誤發生率及效率無法掌握的問題,因此對於出口文件及出口進度的控管是相當的重要,出口管理系統須協助作業能迅速正確的製作PROFORMA INVOICE、PACKING LIST等出口文件,並能有效管制L/C狀況,減少呆帳發生機會,強化L/C管制功能,另對貨運通知及出口費用結帳也有控管功能,即從接單、受訂確認書、交貨通知單、銷貨單到結帳功能,皆能將資料自動帶出以簡化人工輸入之負荷及流程之管控。

10.進口管理
        進口貿易作業關係著企業的商品或原物料的供應,因此在作業上須針對相關作業加以控管,以免延誤貨物的進貨進度,進而導致生產落後或交貨不及,造成客戶抱怨及其他問題的發生,進口管理系統須協助作業能自預付購料、SHIPPING INSTRUCTION(S/I) 至報關、贖單等各項作業皆能有效管制,並與採購及付款循環的採購/進貨作業表單結合,另對於各項進口費用也能輸入及維護明細、作為進料成本分攤依據,包括作業控管,帳務結帳,成本計算等以簡化人工作業之負荷及流程之管控。

        從以上內容中,我們了解了一般的ERP系統所具備的基本功能。但是,不同的產行業、甚至不同規模的企業都具有不同的營運特性;甚至即使是同性質的競爭廠商也可能擁有截然不同的商業模式(Business Model)。企業應該如何評估並選擇適合自己的ERP呢?

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