鼎新 EC 事業部顧問組 江佩芬

【第61期】產品資訊

Oracle Sourcing


前言

  採購作業是企業後勤補給的命脈,自接到請購需求開始,從詢、比、議價,到決標、下單、催貨整個過程,採購人員無不背負了莫大的壓力。尤其當採購、發包金額龐大時,所產生的壓力更是外人難以體會的。

  工程發包廠商如何決定?跟誰下單最經濟最有效率?誰的品質最有保障?誰的交期最快?究竟發包給誰最能滿足所有考量,最能符合公司整體的利益?究竟要如何發包才能讓眾人心服口服,不致落得勾結廠商、圖利自己的罵名?如果您經常為了發包工程而惡夢連連,夜不安寢,那麼您真的該試試 Oracle 的殺手級產品 – Oracle Sourcing 。

最佳總體價值的源頭

  Oracle Sourcing 是 Oracle Procurement 家族系列產品之一,是以 Web 為基礎的協作分析解決方案,以採購資訊及以工作流程為基礎的自動化應用程式。 Oracle Sourcing 讓您能夠進行即時的線上協商,帶動競爭並降低成本。

主要效益:

  • 有效管理複雜的供應商線上協商。
  • 支援整個從決定廠商到簽訂合約的流程,含整合採購、規劃與執行的系統。
  • 利用花費分析與供應商效能追蹤,來找出節約成本的機會。

(以上圖文節錄自Oracle網站資料)

整合性的議價平臺 有效降低取得成本

  Oracle Sourcing 與 Oracle Purchasing 模組緊密地結合。它協助採購專員將個別的需求匯集成同一個資源取得計畫 , 使採購專員擁有更多的籌碼與廠商議定大批量採購的折扣,節省可觀的物料或服務的取得成本。


Oracle Sourcing 首頁

有效管理所有的議價資訊

  Oracle Sourcing 與 Oracle 採購模組共享系統資料,包括營運單位、供應商、品項、匯率、分量計價結構以及使用者帳號等資訊,使用者不須重複建立相關資訊。

可從多重來源建立文件

  Oracle Sourcing 支援多重的需求來源。 Sourcing 文件可直接手動開立,也可透過自動建立作業將 PR 直接轉換成 Sourcing 文件。即將到期的總括型採購協議也可整個完全地複製成 Sourcing 文件,以便迅速地重新議價或競標。如果有必要從其他系統轉入品項資料, Oracle Sourcing 提供了電子表格 (Excel) 的樣版,使轉入過程變得輕鬆容易。


Oracle Sourcing 與採購模組的整合

可視需要進行複雜或者簡單的議價活動

Oracle Sourcing 提供一系列的功能協助採購專員達成他們的目標。

•  RFI (Request for Information): 使採購專員能夠收集有潛力的供應商的相關資訊,以便邀請他們參加後續的採購相關活動。

•  RFQ (Request for Quotation) & RFP (Request for Proposal): 在 RFI 之後,採購專員即可列出中意的供應商,並提出 RFQ 或 RFP 以進一步取得價格、數量及相關規格等資訊。

  如第一回報價無法作出結論,可視需要進行多回合報價,每一回合 Sourcing 文件都會被給予一個版次。在分析所有報價資訊後,採購專員可以決標給一個或多個供應商,並直接在採購模組將請購單分配給得標的供應商,透過自動建立作業產生採購單或總括型採購協議。

鑑定並授權給供應商

Oracle Sourcing 提供採購專員很多選項可以用來搜尋供應商資料,包括 :

•  以核准供應商清單為基礎依品項或商品類別搜尋。
•  依供應商的業務類別搜尋。
•  依供應商所能提供的商品內容搜尋。

透過這些功能,採購專員能夠過濾不合格的廠商,或開放報價的權限給新的供應商。


先進的供應商搜尋

議定最好的價格

  Oracle Sourcing 協助採購專員協商取得所有權的最低總成本,而不只是最低單價。多重屬性加權計分與價格功能,包含分量計價及價格要素,使採購專員能夠策略性地定義品項與服務的報價條件,並且更有效率地與供應商協商最好的價格。

  採購專員可以多樣化的計分標準訂定價格參數及其他評比參數,並設定各評比參數的權值與比重。在競價結束後,系統會自動針對所有報價計算總加權得分。最後會依加權得分將所有的報價排列比較,幫助採購專員有效的進行與價格屬性相關的價值分析。


多重屬性加權計分


價格要素


比價表

  價格要素使採購專員能夠評估採購品項真正的總成本,並可據此進行採購成本的分析。價格要素可使廠商的報價內容包含品項、服務以及相關處理費用等資訊,而不單只是品項的價格。價格要素可揭露個別的成本因子及隱藏成本,可協助採購專員改善分析作業及直接進行比較。

評選及決標過程最佳化

  採購專員可藉由線上比價的功能來比較所有的報價資料。所有相關資料的數值都以固定的格式呈現,使線上即時報價的分析更有效率。採購專員可以快速評估特定廠商所有的考量條件,例如價格、數量、交期、屬性加權得分、品質及供應商績效等品項屬性等資訊。採購專員可利用強大的圖表檢視功能來檢視每個品項競價的情形。


價格 / 總得分表

  Oracle Sourcing 提供分量計價功能,協助採購專員評估所有報價分量計價的情形。採購專員能夠依預估數量、交貨地點以及需求日期等資訊將供應商排列比較,輕易地比較出究竟哪一份報價的數量折扣較佳。


分量計價分析

提供 End to End 的防護機制以維護資料的安全性

  當企業考慮利用網際網路來簡化業務程序時 , 資料的安全性是主要的考量。所有 Oracle 的自助式應用程式都以完整的 end-to-end 的防護機制來滿足這項要求。網路瀏覽器與網路伺服器之間的聯繫都被 Oracle 資料庫的防護功能嚴加保護。唯有被授權並註冊過的使用者能夠存取 Oracle Sourcing 的資料。系統管理者可以視需要指派特定的功能及資訊的存取權限給供應商。

自助式供應商登記作業及資訊管理

  Oracle Sourcing 允許供應商自行登記並維護他們自己公司的相關資料。採購專員可以邀請現有的廠商,以及未來可能合作的供應商進行線上註冊。在供應商完成註冊後,系統會自動將註冊申請提交相關人員進行內部審核。一旦註冊申請被核准,供應商就能透過自助服務工具進入系統維護相關資料,包括變更公司地址、聯絡人資料、業務類別以及產品項目等資訊。任何資料的變動都會被系統送交相關人員進行內部審核,必要時採購人員可以在資料生效前予以回絕。

結語

  Oracle Sourcing 不僅使採購專員能夠更有效率地與供應商協商議價,促進整個供給體系合理化,協助採購專員追蹤供應商的作業績效外,並且能幫助採購專員以最好的條件及最低的總成本取得產品或服務的所有權。最重要的,整個作業過程公平、公正、公開,能夠避免不必要的猜疑與紛爭,實在是企業及採購人員不可多得的好幫手。

 

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