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【啟順食品有限公司】e化系統強化管理效率,擴大營收彰顯企業價值

作者:張健洲 〔回上一頁〕

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POS系統進銷存財務/會計

一、啟順食品,重視學習與成長

  啟順食品總公司位於屏東市和生路三段606號,主要營業項目包含販賣烘培食品、早餐冰品、泡沫紅茶、速食餐飲、原料提供、開店協商、及技術服務,目前有一間現場門市位於屏東市民和路上,客戶源以一般早餐店為主,而啟順食品可以接受電話訂購或客戶至和生路門市購買商品,現行客戶分佈於南部各縣市。

二、導入ERP的原由:有效管理公司營運

  有鑑於客戶數的成長,希望能提升公司的服務能力及有效管理,而導入ERP的原由,是冀望ERP系統可協助該公司制度流程建立及電腦化工具的應用,讓管理與技術相結合,並藉由ERP解決以下的問題:

  1. 門市銷售資料無法整合ERP系統

    原本門市使用的POS系統跟總部ERP系統不同廠商,導至庫存和門市銷售資料不清楚,只能依靠門市現場人員用經驗判斷叫貨或列印銷售資料給總公司,資料缺乏即時性跟正確性。

  2. 總倉庫存跟銷貨數量無法有效掌控

    由於原本人員就沒有即時打單據的習慣,造成庫存和銷貨數量不一致,再加上因為客戶特性的關係,常在銷/送貨前仍不斷要求修改訂單資料,造成出貨、檢貨不易,進而無法正確的統計收款,造成收款困難。

  3. 缺乏庫存成本及銷售資料做決策

    原舊有的ERP系統無法有效提供總公司做成本上及銷售資料的整理,使決策者缺乏即時資料做管理或銷售對策,庫存及售價標訂只能依靠人員經驗判斷,無法確實了解成本跟收入。

三、選擇鼎新ERP的原因 :整合及服務的領先

  在確認目標後,啟順食品即積極展開各項評估,鼎新以完整的產品,除一般買賣流通業所需的進銷存財務/會計模組外,製造及前台POS銷售系統等一應俱全,再者,提供完整的上線輔導程序和售後服務等,品評從「e化產品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應商的永續經營能力」下,鼎新得以雀屏中選。

四、電腦化上線輔導的過程 :管理需求的導引,系統導入服務

  在輔導之初期,總經理就已經明確表達上線目的,一是庫存成本,二是門市POS整合ERP,在輔導計畫中,總經理要求先以門市為主,因此將POS系統先做上線,鼎新協助將基本資料、品號資料、POS設定完成,在2012年的7月上線使用,而後續的ERP系統接著8月上線,以下過程說明。

  2011年的12月針對啟順食品做品號編碼原則的導入,由於舊有的品號資料很多已不可考也不再使用,但仍然存在舊有系統中,先和經理討論是否重新編碼,而經理希望不要異動太大,造成員工作業困難,所以協助客戶先採用本的商品分類方式,以分類方式定義新編碼原則,再跟啟順食品核對後,建置於鼎新系統中。

  到2012年7月前,協助建立POS跟ERP系統的基本資料,由於啟順食品沒有MIS人員,因此由顧問做協助系統上的建置,同時處理門市、總部及憑証的更新,在導入過程啟順食品為做經營管理,採用鼎新系統的標準作業流程,將原本接單直接銷貨的方式做修正,以訂單收單轉銷貨跟應收帳款的方式來取代,達成管理的目標,借此讓經營者能做預先管理、管控,過程中雖然員工反應造成作業上的麻煩,但和經理溝通後,為了能做有效的管理,經理表達要求員工配合,後續ERP才能順利上線,當然為作業上的方便,鼎新也提供了個案上的修正,讓員工能以更便利的介面操作系統。

上線效益:達成經營者的目標

  在導入過程雖然遇到不少困難,例如員工對舊系統、舊作業方式的習慣,以及對鼎新系統的不熟悉,還有基本資料的建置、系統的軟硬體問題,但在主管的同意支持下,一步步引導員工配合,最後導入上線,以下為上線效益:

  1. 作業流程標準化:建立標準流程,每個單位環環相扣,避免掉人為的疏忽,同時建立人員即時打單據的習慣。

  2. 庫存掌握度提高:由於庫存資訊的準確度提高,提供品號庫存管理的即時化資料,掌握歷史異動以達到帳上與實物相符。更能做庫存掌控及降低庫存積壓,在公司及門市都能有效管理。

  3. 門市每日POS銷售資料自動上傳並完成日結動作:後台可以即時看門市營運相關報表,使總公司明確知道每日的銷售狀況,並提供門市補貨的判斷。

  4. 透過POS總部設定商品組合特價、購買時送贈品,以及加購品也可享有特價優惠:後續消費者至門市購買商品時,POS前台收銀機會自動帶出特價金額及贈品或加價購品,降低門市人員人工處理,增加工作效率也避免人為判斷錯誤。

  5. 門市轉撥單:之前門市轉撥需建立二張單據,一張為出庫單、另一張為入庫單,上線後只需建立一張轉撥單,入門市庫後再由門市人員確認即可,節省一張單據的建立和人工處理。

  6. 訂單客製:可提供員工在建立訂單時,可以取得該客戶之前的銷/退貨資料,包含品號、數量、單價,節省人工查詢的動作,同時可直接帶入銷/退貨資料,增加建立單據的效率。

  7. 查未收款客製:可將結帳單及未銷訂單的金額整合,在會計人員預計應收款項時,可直接查詢,不用另外人工加總。

  8. 商品預計出貨客製:由訂單整理出各商品預計出貨的資料,配合客戶的地區別,做檢/出貨的作業,降低檢/出貨錯誤。

  9. 收款單自動沖帳客製:提供會計人員可任意選擇沖款資料,方便人員做帳。

  10. 資料由前端輸入至成本結算,各相關單據能相互勾稽且具一致性完整結合,使庫存成本計算更快速及精準。

  11. 資訊整合,分析資料容易,可提供基本資訊給做管理決策。


圖片來源:由作者訪談後繪製

六、結論:不斷創造,超越自我

  身處於競爭激烈微利時代的產業中,企業要成功建構起優勢競爭力,必須要能迅速應付多變的市場環境以及網路e世紀的時代來臨,因此,使用符合公司需求的系統已經是企業能否在市場繼續競爭的要件,而協助客戶掌握基本的庫存、進貨成本跟品號售價資料,為客戶創造出更多利潤是ERP系統的價值所在。

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