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【精進管理】 文章來源:唐可欣

藍天電腦以鼎新EasyFlow GP串聯內部自動化程序,
加速企業反應能力與集團協同效率

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藍天電腦簡介

  藍天電腦成立於1983年,以研發製造筆記型電腦供應商稱著。藍天電腦致力於研發各種高科技及利基產品,不僅獲得客戶的優良評價,以及世界各地專業報章媒體的報導,更獲到海外各種的殊榮及肯定。 藍天電腦主要以OEM/ODM及經銷商為經營策略。產品包含平板電腦、LCD電腦、筆記型電腦、資訊產品以及無線產品,皆已行銷全世界五十多個國家。同時於美國、德國、英國、大陸和台灣皆設有維修服務中心,除了加強與客戶間的連繫,更提供快速的技術支援。

  藍天電腦擁有世界頂尖研發團隊,秉持一貫高品質科技、創新研發的熱誠聞名。藍天電腦提供完整的產品組合,滿足全球不同領域不同世界的消費者需求。除了不斷的超越極限與創新外,藍天電腦更堅守企業核心哲學Qu@liquiC(Quality, Quick),提供快速上市並兼具產品品質的需求。也因此,不論是規模較小而剛起步的公司,或是跨國大企業之量大多樣的產品需求,藍天電腦皆能順利按時交貨,提供最完整的服務。藍天電腦的彈性與效率,是客戶少量多樣的產品需求最佳選擇。

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從EasyFlow SP到EasyFlow GP,見證藍天電腦e化管理的劃時代成就

  藍天電腦擁有獨特的全球化歷程,除了以研發優勢領先群雄外,積極拓展品牌與通路,也走出了與國內代工製造業截然不同的路;二十餘年來,不斷成長的組織與規模都一再考驗藍天的經營管理智慧,而其致勝的關鍵之一,便是藉由完善、紮實的資訊化管理,提高企業彈性及反應能力。

  藍天電腦為鼎新EasyFlow ASP版本老客,早在2000年時即規劃出完整的流程管理系統,除了使電子簽核與Oracle ERP充份整合外,更在各職能與組織間建立良好的溝通平台,陸續建置多達百餘張的電子表單,超越一般人對e化效益的想像;藍天電腦資訊處主任工程師 陳紀樺小姐表示,由於年代久遠,近年Windows OS對於過舊版本的EasyFlow已不再支援,顧慮到可能會出現安全漏洞或其他無法預料的問題,已於兩年前升級為EasyFlow GP版本,她說:「當初在升級時也曾評估過其他廠牌的BPM產品,但由於我們公司組織非常複雜、主管又常身兼數職,能滿足這種多組織架構、複雜核決權限、一人身兼多職、主管兼管多部門與彈性代理人需求的,卻只有鼎新的EasyFlow GP,加上同仁們都已經熟悉鼎新的系統,所以也不必花太多時間去學習。」升級GP後除了加強系統穩定的因素外,還支援集團管理與多國語言的應用,為藍天電腦帶來更多全球化優勢。

  正因為藍天電腦在資訊管理上能夠快速反應使用者的需求,現在除了一般的電子簽核外,資訊處更努力要將EasyFlow GP搬上手機與行動裝置,把流程管理全面M化;鼎新電腦BPM事業部許權璽經理表示,EasyFlow GP除了能利用手機進行電子簽核外,現在也已經成功與簡訊廠商合作,推出簡訊通知簽核的功能,解決高階主管郵件過多、難以優先閱讀重要資訊的困擾,只要利用連結就能叫出簽核視窗,輕鬆進行簽核。

與Oracle ERP全面整合、一貫作業,降低跨國經營風險與成本

  利用EasyFlow GP進行電子簽核,能夠有效掌握ERP中的核心流程,建立嚴密的權責分工,加強作業一致性與內控機制,藍天電腦資訊處 卓麗華副處長在接受訪問時說:「我們的據點遍布全球,目前是在台北接單,然後再到大陸昆山工廠生產;接單前首重備料,以往兩岸都是用email溝通,很有可能會造成遺漏或交待不清,結果接單時就會遇到庫存不足的情形,所以現在這部份就利用電子表單來做:備料時會先送備料申請單到工廠去做簽核,簽過了才接單;接單之後呢,台北也會有些牽涉到金額、規格部份的決策,一直到工廠生產,都會經過相關單位用EasyFlow GP層層把關,像是生管的排程、關務的倉位預訂等,如果有任何一個單位對時程有疑慮,都能在BPM系統上協調、延後或縮短交期,一切就緒後,工廠才會開始生產。」卓副處長表示,以前用email溝通,如果出了什麼錯,很難斷定是哪個環結出了問題,權責歸屬也不容易釐清,藉由電子簽核即可避免這樣的狀況發生,讓整個接單與生產的過程萬無一失。

  「接單過程中,陸續也會觸發很多程序,像業務跟客戶最後訂定的交期,都會回饋到Oracle ERP裡,客戶若對交期不滿意,業務跟工廠可再進EasyFlow GP挪單或調整,事後也能追蹤所有溝通之歷史資料,因為系統紀錄詳盡,所以不會像email那樣有爭議。」卓麗華副處長說。而且EasyFlow GP優於早期的EasyFlow ASP版本,可在外部(Oracle)發起流程,再串到電子表單簽核,還能設定回覆時限與警示,有助加強跟工廠之間溝通的速度與品質。

  藍天電腦資訊處曾經統計所有電子表單的使用率,現在光是一天的採購單就上百張,陳紀樺小姐笑著說,如此龐大且複雜的作業項目,若沒有EasyFlow GP的協助,真的不知道該怎麼處理才好:「除了簽核更快速、權限更清楚外,現在採購單一簽完,直接email給供應商即可,連列印跟傳真的紙張都省下來了!」

電子表單涵括PLM、RoHS與ISO文件管理,為研發職能量身打造溝通平台

  由於藍天電腦很早就為流程管理打下穩固基礎,所以在電子簽核的應用發展上,也較其他企業成熟,其中最特別的就屬研發單位的單據;陳紀樺小姐指出,現在公司種類最多就是研發類的表單,RD工程師若要申請新料,就要從新料申請單開始跑,後續還有承認書、RoHS、認證申請、甚至是ISO,都是利用電子表單在做管理,她說:「資訊處自行建置了一個ISO文管的機制,工程師只要上傳規定的文件,跟能著定義好的流程走;其實RD有很多作業都是跨單位在進行,有些單據也會直接簽到昆山那邊去,進行後續的工作。」

  卓麗華副處長補充說道,其實企業在研發管理上應該要導入像PLM一類的專業系統,但是公司內部的使用者一開始就主動建議利用EasyFlow來做通知與紀錄,而幾乎RD所有的需求,也都能經由電子簽核來滿足,所以後來真正要採購RoHS(綠色供應鍊管理系統)的時候,發現其實該做的都已經做了,而且此類系統的範圍可能過於廣泛,要維護的內容太繁複,反而不如EasyFlow GP這樣量身訂作來得方便。陳紀樺小姐也說,研發部門所產出的CAD檔案或相關附件,也會上傳到ERP的主機裡;資訊處則建立一個RD System,供研發職能的同仁查詢,輸入任何一個物料,都能找到與其相關的文件,所以藍天電腦在研發管理上已完全銜接生產及銷售,真正做到研發流程自動化,建立標準的研發流程管控。

資訊處扮演統籌與連結之關鍵角色,讓BPM有效傳承企業營運智慧

  藍天電腦資訊處在流程改造的過程中,扮演了不可或缺的關鍵角色,MIS除了要清楚企業的策略方向、各部門的核心需求,還要能夠即時開發出優秀的資源系統,協助所有職能的同仁發揮出最大價值。卓副處長就說到,一開始規劃BPM的時候,是由各單位使用者先提出需求,再由相關部門多方協調溝通、取得共識:「但是當組織是A、B、C、D、E、F的多角運作時,就不可能只作好A和B之間的溝通而已,要怎麼全面、通盤地把所有部門串聯起來,就要靠MIS的經驗與智慧了。」就像是一個幫企業體檢的醫生,發現身體哪些環結不夠通暢,就利用流程把神經打通,快速承接外在環境的變化、作出反應,更將企業的營運智慧有效地傳承下去。

  卓副處長在接受訪問時還提到,現在EasyFlow GP上有一張「會議記錄單」,用來追蹤所有決議事項,主管可以依會議內容自訂流程,監督所有未辦事項的進度,並要求限時回覆,彰顯了BPM提升企業執行力的成效。

將成功經驗複製至大陸通路百腦匯,跨海移植優良管理文化

  藍天電腦除了持續發展NoteBook相關產品之研發製造的事業外,1998年起也積極開拓大陸版圖,成立中國最大的連鎖電腦商場-百腦匯資訊廣場,對於對岸通路的營運管理,藍天同樣複製了在台灣的成功經驗;陳紀樺小姐表示,百腦匯已於數月前導入鼎新EasyFlow GP相同版本的系統,由台灣資訊處同仁輔導上線,一開始先上兩張電子表單,通過考核後,即將再上四到五張人事類的表單。卓副處長說:「由於是集團式的企業,所以如果能一起分享相同的資源,除了不必再多學一套系統,還能節省維護作業與時間。」加上對岸的人力會陸續分擔表單開發的工作,未來在流程管理上將有不可限量的發展。

鼎新 EasyFlow GP流程管理系統特色:

  鼎新電腦以EasyFlow的成功經驗,累積千餘家標竿客戶管理模式,推出全新研發Java版的BPM產品-EasyFlow GP。EasyFlow GP一改過去EasyFlow以表單為主且不能串接多張表單、不能分支流程的特性,可執行無表單的程式觸發流程,並支援動態調整機制。其產品特色與效益如下:

  • 高彈性的表單設計
  • 多構面的流程管理
  • 多樣化的組織應用  
  • 發起並使用流程
    EasyFlow GP可根據人員組織或角色的不同,設定每個流程,以確保使用權限及版本的控制。
  • 查詢與追蹤流程
    流程追蹤功能可查詢某個流程的記錄,包含流程的代號、名稱、序號、建立時間、及目前的狀態。
  • 處理與管理流程
    處理待辦事項清單:需要處理、簽核的工作事項流程,可在權限範圍內決定使流程繼續進行、中止或退回到某一個活動。並且以黃、綠、橙、紅的色條提醒使用者目前流程進度。

更多產品訊息請至:http://www.dsc.com.tw/Product_Solution/Product_ERPII_2/EasyFlowGP/tabid/632/language/zh-TW/Default.aspx


感謝藍天電腦資訊處 卓麗華副處長(左二)與主任工程師 陳紀樺小姐(左三)接受鼎新電腦採訪,
另為鼎新電腦BPM事業部蔡博至經理與許權璽經理。

 

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