瑞儀光電─ 應用EasyFlow與WorkflowERP建置營運協調最佳機制

第三事業群 系統規劃師 李文霖

一、公司簡介

　　瑞儀光電成立於1995年7月24日，資本額為6.81億，目前員工人數為625人，為提供 LCD 光源零件之專業製造廠，產品供應國內外多家知名 TFT-LCD 廠商，包括中華映管、奇美電子、瀚宇彩晶、聯友光電…等。
瑞儀主力產品為薄膜液晶顯示器用背光模組，但其仍持續不斷進行研究開發，2000年9月，所開發大型無印刷電鑄技術背光模組之技術，還獲得經濟部工業局主導性新產品開發計劃補助。

二、以高決策時效的彈性組織為出發點

　　在e時代，IT成為企業核心價值的重要成員之一，它也扮演著推動企業營運方向的關鍵角色。對企業而言，靠技術及創新所創造的利潤，遠比只能在成本上打轉佔有更大的優勢。瑞儀光電於公司創設初期即引進鼎新DOS版的軟體-LEADER MIS系統，協助制度建立及電腦化工具的應用，真正落實管理理念與IT技術緊密結合。

　　然而，如何避免決策的時效性延誤及單位間矛盾情況之發生，是持續快速成長產業普遍面臨的課題。瑞儀光電宮下和博總經理提到，「為了達成接下來五年持續快速的成長，為了朝規模由600人擴展到1000人、甚至2000名員工數的大型企業目標挺進，公司在整體營運策略上勢必需快速面對外部局勢之變遷作最及時的反應，以維護公司之競爭力及獲利能力。」

　　因此，瑞儀光電從2001年起開始「EasyFlow電子流程管理系統」的建置，整合WorkflowERP系統，進行請採購流程電子化，從而加速各部門間橫向的聯繫，落實行政作業流程的標準化。

三、選擇營運「最具迫切性的部分」進行電子流程管理與ERP整合

　　鼎新電腦在為客戶進行WorkflowERP與EasyFlow電子流程管理系統整合上，涵蓋範圍包括：人事薪資、行政、生產、製程、庫存、品管、訂單管理、請採驗…等。而瑞儀光電在WorkflowERP與EasyFlow電子流程管理系統整合上，策略性的選擇了企業營運中「最具迫切性的」請採驗表單進行流程電子化管理的導入。這樣的選擇是為解決瑞儀光電在尚未導入電子流程之前，企業中之請、購、驗流程長期的三項積弊與缺失：

1. 手寫表單與電腦作業重工：在尚未導入電子流程管理前，瑞儀光電的申購單皆以紙本方式傳閱各部門簽核，待主管核可後再由採購單位鍵入ERP系統中，而後續的申購、採購、進貨等電腦作業皆由採購單位Key單，造成工作與人力上的重複與浪費。

2. 缺乏流程追蹤機制：由於缺乏適當的流程追蹤機制，申購單位在無法得知作業進度的狀況下，會一直以電話詢問相關承辦單位；若在進行量購時，申購單上的預交日更容易跳票。

3. 跨部門傳遞、曠日廢時：以紙本表單傳閱各部門時，若遇到關卡過多，容易造成因簽核時效不彰，造成作業流程緩慢。

隨著「EasyFlow電子流程管理系統」的導入，瑞儀光電目前的請採驗流程皆以電子流程方式自動進行，其所帶來的重大企業效益包括以下三項：

1. 表單整合ERP全面e化：目前與ERP整合的表單有申購單、採購單、進貨（驗收）單等，結合電子表單的ERP系統除了節省人力外，同時也消弭了作業重工造成的錯誤，保有資料的一致性，讓管理者更為放心。

2. 及時追蹤流程狀態：任何經由電子流程管理系統傳遞的表單，流程完全透明，相關人員皆可線上即時追蹤與記錄處理狀況；同時，申購單位亦能透過追蹤機制查詢承辦人員的進度；並可透過系統或E-mail得知申購、採購、進貨（驗收）的結果。

3. 提昇企業流程時效：減少表單積壓，大幅縮短處理時間，發揮企業協調機制。

四、選擇鼎新的原因與EasyFlow導入成功關鍵

　　瑞儀光電宮下和博總經理表示，選擇鼎新成為合作夥伴的原因，主要是與鼎新長期配合電腦化的成效良好，鼎新的WorkflowERP與 EasyFlow電子流程管理系統，當然是為因應持續成長進行更深度的e化與資訊整合時最好的選擇；而EasyFlow能與現有WorkflowERP系統緊密整合也是瑞儀光電建置「EasyFlow電子流程管理系統」的選擇原因。總經理接著表示，成功導入EasyFlow的關鍵因素是：

1. 部門間的良性互動
早在進行「EasyFlow電子流程管理系統」的導入前，瑞儀光電資訊室與各部門經理已召開過好幾次會議討論需求，「從各單位組織自行計劃策略來作改變，由各個專業的團隊自行掌握其組織核心競爭力，且從各單位的專業判斷中順暢協調橫向相關單位，進而調整公司營運架構及協調機制。」宮下和博總經理提出的人體組織架構管理理念，說明了這種部門間的良性互動碰撞出最符合企業營運的流程，並落實於系統之中以協助管理制度之推行。

2. 完整的IT教育訓練
瑞儀光電將IT學習列為新進人員標準訓練程序之一，加上員工年齡層的年輕化，使得公司內各部門使用者對於企業e化的共識程度相當高。

3. 高階主管的支持
專案推動之初，瑞儀光電王本欽董事長便明確指示任何表單規章的改變都要考慮電腦化的可行性；IT專案推動經常造成作業流程改變，讓使用者習慣上難免適應不良，因此高階主管的支持與宣導是絕對必要的。目前，瑞儀光電所有部門主管皆以電子簽核方式進行表單簽核，且不接受紙本表單，在在展現出主管對於IT專案推動的決心。

4. 鼎新服務團隊的專業配合
鼎新的服務團隊對於系統技術皆能夠有效移轉，尤以張長川顧問在輔導過程中提供完整的上線經驗，以及服務人員吳玲玲、曾俊人等人的回應迅速與技術支援，對於後續系統的維護、與表單的開發有很大的協助。

五、上線成功-另外一個開始

　　目前，為了讓各部門主管瞭解部門的簽核效率，及加速行政作業處理時效，瑞儀正進行表單簽核狀況查詢專案的推動與測試；使用者可選擇查詢未結案表單，或表單審核狀況，分別可針對(1)姓名或部門(2)期間(3)天數(4)表單這四個條件進行查詢。

　　誠如企業經營之重要法則，企業營運系統內超過9成是以「人」與「流程」為中心，其中相關行政、專案業務等工作流程，如工程變更、設備驗收、人員考核管理、請採購等領域，更是進行電子流程管理的重點項目。
也因此，除了現有已順利上線運作之請採驗表單外，瑞儀光電下一階段預計要推行：

1. 客訴單：以服務客戶為優先，充分發揮科技與服務結合的獨特價值。
2. KM（知識管理）系統：用於研發、及設計變更，保存產業Know-How、創造競爭優勢。

　　隨著 LCD 產業之蓬勃發展，瑞儀光電亦隨之快速成長，在「商業周刊」2002年1000大企業調查中，瑞儀光電為「成長最快的公司」中排行第16。瑞儀光電本著「一流員工、一流設備、一流產品」之經營方針，朝向「2005年世界第一」的願景前進，目前已成功導入鼎新EasyFlow與WorkflowERP建置營運協調最佳機制；對於e化關鍵夥伴，他們始終選擇鼎新！

內文所提及之各公司與產品，均分屬各相關公司的商標或註冊商標