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善用工具協助落實內控內稽作業

第二事業群 顧問師 吳朝清

內控內稽制度貴在執行

　　內部控制制度的基本目的，是為了促進企業組織內，各個階層均能有效營運，並確保其能充分發揮應有的功能。而其主要任務為（１）增進及確保會計與經營資料的可靠性與正確性（２）維護公司資產的安全，避免浪費，及使用上的無效率（３）貫徹公司目標，並保證確實執行公司的政策與規定（４）提高經營效率，並評估各部門績效，作為持續改善的基礎。

　　為達到這些任務及基本目的，企業內部所架構的組織與程序，均經由制度的規範（作業程序或事務流程）配合各部門所屬人員分工且專責的來遵行，以達成這些內部控制的任務與基本目的。

　　在企業內各個階層人員，遵行各項制度規範，作業程序或事務流程，處理交易循環時，企業組織內為求內部控制制度能持續的實施，並且又能協助管理階層調查、監督與評估內部控制制度成效，適時發現問題並提供改進的建議，因而有內部稽核制度的設置。由此可知，內部控制制度與內部稽核作業實為一體兩面唇齒相依；前有內部控制的建立，後有內部稽核之行動，方可確保企業良好運作與經營。且內部控制暨稽核作業重在於「執行」，不論是以人工、機器或電子資料系統等不同的資料處理方法，執行的能否落實？便直接影響整體營運的成效；當然方法的不同，執行落實的程度就不同，影響所及其整體綜效亦不同。

作業執行的瓶頸

　　目前在企業內不論是使用傳統人工或電子資料處理系統（電腦化）來運作執行企業內部控制與內部稽核制度，均普遍存在效益不彰的問題？究其原因可區分為：人為因素與非人為因素兩大類型；人為因素可能因為人員一時疏忽、疲乏、誤解內部控制指令，而造成執行不力或執行錯誤。非人為因素部份則是導因於當企業面臨外部環境變遷，政府相關法令的修改，或企業當初在設計規劃制度時計劃錯誤等因素發生時，內部控制制度無法配合及時修正。

　　因而企業內部在執行內部控制與稽核作業時，尋求一有效的管理工具來協助企業落實執行內控內稽作業，實是當前最重要的課題。同時此管理工具要能稱得上有效，必須要能具備有（１）防止造成內部控制與稽核制度實施效益不彰的人為因素發生的功能（２）能因應企業營運狀況有所變動，內部控制修正後，管理工具可及時的配合修正之功能。

　　環視目前廣為企業引進使用，符合內控內稽制度，九大交易循環，協助落實內控內稽制度且具備上述兩項特色的管理資源系統（即大家耳熟能詳的Enterprise Resoure Planning System，俗稱ERP），都集中在國外進口的軟體，如SAP、Oracle、Baan…等頗具知名的軟體。但往往投資金額之大，常令企業咋舌，望之卻步。有幸現今拜開發技術進步之賜，國內也已發展出媲美國外軟體功能並且適合國內企業使用的軟體，那就是鼎新Workflow ERP系統，其所具備之功能特色及採用的開發技術方面的介紹，在26期專刊「10倍時代的競爭利器」乙文中已有詳載，而今天在本文中要就其，「如何協助落實內控執行程序之控管，強化稽核作業生產力部分」，以實際流程作業程序為例，來介紹此項利器。

人工作業的內控制度

　　在企業內控制度建立的範圍上，涵蓋以交易循環為基礎之控制，諸如：銷貨及收款循環、採購及付款循環．．．等；及非交易循環的控制，如印鑑使用管理、預算管理、背書保證．．．等，而內部控制制度對企業經營之重要性，在28期專刊中業已有專論，不再贅述。現就銷售及收款循環中之訂單處理作業程序來說明。在圖一所示的是企業內所建立的「訂單處理作業程序」完整的書面內控制度；在橫軸表列有客戶、業務、生管，等人員角色的扮演才足以有此交易作業，縱軸表列，有每項角色於此程序所應處理的作業說明，主要的內容程序為：開始1.客戶訂貨需求要求下單2.－(1)營業單位將客戶下單需求初步過濾判斷是否接受？「N」則通知客戶無法接受下單2.-(2)「Y」則將客戶的需求及該客戶相關資料填入客戶訂單資料表，進行資料審查，營業單位填表人員初步審查該客戶信用額度是否超限？（內部控制制度之控制點一）所要下單之商品是否有現貨庫存量？（內部控制制度之控制點二）2.-(3)另外，參考客戶別預計出貨總表，商品別預計出貨總表判斷預交期是否合理？（內部控制制度之控制點三、四），並印出憑單檢附客戶合約書等資料填具製表人員送交主管審核（內部控制制度之控制點五），3.營業單位主管檢視業務人員送簽文件後完成審核並簽核?完成審核之憑證分送生管單位及會計單位。
經過以上的1.、2.、3.程序即完成訂單接單作業的處理程序，4.產出的文件（即完成審查之訂單憑證），流到下一流程（即生產單位及會計單位）繼續另一項的程序。而在這接單作業交易循環中，企業組織內為降低營運風險，便設計了一連串接單作業的處理程序，明確規範負責接單的營業人員必須執行客戶信用額度查核（控制點一），庫存可用量狀況查核（控制點二），以及產品的製作能力，交期進度（控制點三、四）須能符合公司之政策目標；因而在會計單位便會依據營業單位所分送而來的憑證，執行稽核管理作業，核查營業單位在接單程序中是否有售價低於底價？低於底價是否有經核准？授信總額是否超限？等等稽核重點，協助管理階層調查，監督與評估內部控制制度的成效，適時的發現問題並提供改進的建議。

　　所以，就以上接單處理程序範例，在傳統人工作業的情形下，各階層人員若能確實依循公司所訂定的完整書面內部控制制度，來執行內控內稽作業，相信亦能發揮其應有的功能，但往往在人員處理作業過程中是否有依規範落實執行？執行的程度如何？這些人為因素難以掌控均嚴重的影響其成效；再者雖設置了稽核管理作業，也因是事後發覺，於整體效益及時性無補，更有甚者，又稽核作業不落實，那更是雪上加霜，企業豈可不慎乎？
工作流程引擎－落實內控執行程序之控管

　　內控內稽作業的無法落實執行，絕大多數導因於人為因素造成，所以要克服此一管理盲點，便要有一有效管理工具，能將書面的內控制度移植在電腦工具中，讓電腦工具來協助落實內控內稽作業。
在圖二所示部分，即是鼎新Workflow ERP諸模組之一的工作流程引擎（Workflow Engine），此工作流程引擎工具主要是提供予企業內部，方便將其所建立的書面控制制度文件，轉化為電腦自動流程控制的工具，而在圖中便是用前段所提及傳統人工處理接單作業程序範例，透過Workflow Engine（工作流程引擎）設計後之自動流程。Workflow Engine可依企業組織及管理需求，自定每個工作角色人員的工作，每個人員在公司擔任什麼職務，做什麼工作，執行各項工作時該注意什麼，或其它單位與自己的工作關聯都可在Workflow Engine中直接定義。
(圖二)
如圖所示；橫軸部分即是企業處理接單作業時會有所關聯人員角色，（客戶、業務人員、業務主任、生管人員、會計財務人員），而處理作業的每項程序則轉換成各種不同的圖示表示，而內控制度對每項作業程序的作業規範則可逐一於每個圖示中加以定義；如第一個圖示為營業單位在接到客戶的下單需求時，被要求須輸入到電腦系統的訂單主檔進行資料審查，在流程引擎中，可更深入的去定義，營業單位有那些是被允許可輸入訂單的人員（設定角色）；而在處理這項工作程序時，必須於多少個工作時間內完成（期限），有那些控制點在送簽前需要執行，（客戶信用額度、庫存可用量、商品預計出貨表、客戶預計出貨表等項目）。依此方式便可輕易地將內控制度中，每項工作程序，由什麼人來負責執行，執行那些工作項目，多少時間內完成等參數逐一定義到工作流程引擎中。
所以爾後企業為了因應營運狀況變化，而內控制度與作業程序有所修正時，祗要重新排列Workflow Engine中的圖形化的使用者介面，再定義工作項目後，工作流程的設計就可以輕鬆的完成。再也不會發生因內控制度的修正，而管理工具無法及時配合，還要重新更換管理工具的問題了。
自動化的工作流程

　　而當客戶有訂單從網路下單或傳真或電話，或合約進來後，業務人員祇需打開電腦輸入使用密碼（如圖三－a）啟動開始接單工作流程（如圖三－b），如此電腦接收到指令後，便自動依據事前於工作流程引擎中設定好，各個人員先後次序之職掌內容，自動分派其工作，而各個人員祇須隨時檢視其專屬個人的待辦工作清單中，有否待辦工作即可；（如圖三－c）即是該業務人員執行接單作業這項工作時，內控程序所設計定義必要完成的工作事項，而且亦可將流程中該站的工作規範或工作重點，於畫面上做工作重點提醒說明。同時除了送簽前需執行的工作事項，所產生（output）的報表（商品預計出貨表、客戶預計出貨表等），可隨附流程作為審核訂單的附件外，連同其他非結構化的資料或文件檔案，諸如書面合約、客戶傳真、影音、圖形檔….等任何文件檔案也可貼附於流程，而審核或完成工作後，亦可輸入自己的意見或備註，便可傳遞至下一站的流程。
所以利用工作流程引擎（Workflow Engine）運用於企業內控程序上，不但能使內控流程達到真正自動化工作流程的意涵，更能確實有效的「落實內控內稽作業」，完全袪除導因於人為因素所造內控內稽作業無法落實的問題。


圖三-a 待辦工作清單 圖三-b 啟動工作流程


圖三-c 流程工作內容

線上即時監控－強化稽核作業生產力

　　對於因應內控制度建立所衍生的稽核作業，Workflow Engine提供另一工具來強化稽核作業，即線上監控中心（State Monitor）。如圖四所示，企業內稽核單位可將內控程序過程中所欲即時稽核控管的事件或重點，透過線上監控中心的參數化設定工具，輕易地自行設定於線上監控作業中，利用即時監控功能，隨時監控程序中的異常作業狀況，（如：接單程序中是否有售價低於底價？授信總額超限？等），一旦監控到異常事件發生時，便能即時通知該答人員即時因應處置。不但作業處理過程可以監控，處理時效可以分析，並能依此了解作業瓶頸所在；如此必能充分達到協助管理階層調查，監督與評估內部控制制度成效的目的，且透過自動稽核來有效地「落實稽核作業」。

圖四 線上即時監控作業
打造企業數位化神經網絡

　　不管是面對新世代網路經濟的競爭或傳統市場競爭，善用資訊技術協助強化企業內部組織管理，並協助解決營運活動過程所衍生的問題，達到快速回應的運作機制，且有效能的組織，原本就是當前企業都必須審慎面對的課題；而今又加諸網路經濟的出現，如何引領企業迎接新的挑戰，打造出數化位且彈性的快速回應企業組織，更是迫切的當務之急。
所以內部控制制度的落實遵行，與內部稽核作業的強化，更顯重要；而為要達此目的，國內企業均已大量利用電腦軟體來協助企業內部的管理工作。但可惜的是，國內的電腦軟體都祗見其標榜工作流程之功能，卻未曾有協助內控執行程序控管之實，常令人為之氣餒。而今為讓企業在運用資訊技術工具，來協助落實管理制度之時，藉由鼎新Workflow ERP中所引用，其中兩項作業功能 (一)工作流程引擎Workflow Engine(二)線上即時監控State Monitor實例的說明，以期能讓企業內認清資訊軟體工具需具備那些功能？方能真正協助企業落實內部控制制度之控管，強化內部稽核作業，以達企業e 化、快速回應、彈性組織、強化核心競爭力的目標。