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大陸來料加工與合同管理

第四事業群張志道協理

　　由於國際分工與國內製造環境惡化，國內製造業外移的比率越來越高。而大陸不論在距離、語言、文化與成本上均佔了先天的優勢，所以國內企業外移大陸的比率也相對其他地點為高。為了在電腦系統上能順暢的處理相關的作業，在此不得不談一下大陸的保稅制度。大陸海關目前保稅制度主要的形態有兩種：第一類：為國際商品貿易服務，包含保稅倉庫、保稅區、寄售代銷、免稅品商店。第二類：為加工製造服務，包含來料加工、進料加工、保稅工廠、保稅集團、保稅區。國內大部份廠商所採取的模式為來料加工，來料加工的模式其實就是委外加工，大陸工廠只是依據合同的要求進行加工並收取加工費用。來料加工所需要的材料(原物料、半成品)由客戶提供，故進口進來的材料免繳進口關稅、增值稅、消費稅。加工完畢之成品出口免繳出口關稅。其保稅的觀念與國內保稅系統類似，只是其稽核的手法有所不同，故需要一個合同管理系統輔助業者針對海關帳做一管理。以下就針對國內一般企業在大陸來料加工廠與總公司之間的運作與大陸來料加工廠合同管理分別加以說明。
圖一的圖為委外加工的流程圖，雖然註明是到大陸委外加工(來料加工)，但其實也適用於國內的一般委外加工作業。以下針對圖一作業流程部份加以說明。<br>
A. 圖一中有一個境外倉的倉庫，你也可以稱它為廠商存料倉。從字面上來看很明確的表示出這個倉庫不是存在於我們工廠內部，而是放在協力廠商的工廠內。我們認為這些發給協力廠商的材料只要是廠商還未生產完畢，這些材料都還是屬於我們的庫存，雖然這個倉庫不在廠內，但我們認為這個倉庫是我們庫存倉庫的延伸。為什麼要有一個這樣的倉庫？也許有人會想當我開出一張委外加工的工單後，我馬上打一張領料單將料發給廠商不就好了，應該不需要有一個廠商存料倉。基本上這樣的說法是正確的，只是在成會上如何看這件事情。若用一張領料單將料發給廠商，在成會上這些材料就轉成了在製品，當需要做盤點時就必需用工單盤點的方式處理，平常在庫存管理上就看不到這些材料了。由於圖一的流程是要能運用在大陸來料加工，所以我們採用了另外一種的做法-成立境外倉(廠商存料倉)。由於臺灣將材料運到大陸是有運輸成本的考量，且有些材料是有領用批量的問題，所以我們建議用一個境外倉來代表廠商的存料。如此就能將工單與材料調撥區分成兩件事情，依客戶需求調整做法。
B. 從圖一可看出原物料進入境外倉的方式有兩種，第一種是用調撥單自我們廠內的原料倉將原物料調撥到境外倉(流程3)。當我們決定有東西要拿出去生產時，我們就會決定這次到底要出去多少原物料，到了要出口的那一天就打一張調撥單讓我們原料倉的庫存減少，廠商的存料倉增加。實際上這種做法在Tiptop上還有一種變型的做法，就是利用銷售系統上出到境外倉的流程來做。用銷售系統來處理調撥的行為有什麼好處呢？第一可利用訂單上CKD、SKD出貨的功能讓系統自動將要出貨的原物料依BOM展開，節省人工一筆一筆輸入料號與數量的時間。第二由於有了一張訂單(需求)，在做物料規劃的時候就不會漏掉。舉一個例子今天6/5，預計在6/20調一批材料到大陸生產。假設今天要Run MRP，則採用第一種用調撥單的做法就有可能會漏掉這些材料的需求，因為電腦不知道這件事，除非使用者記得將這部份的需求下到了獨立需求中，而用銷售方式的做法因為訂單本身就是一種需求來源，所以就不會有問題。第三透過銷售的流程在月底零稅率清單亦可很輕易的用現行報表跑出。第四出貨文件也理所當然的一起產生。

C. 第二種原物料進入境外倉的方式是透過採購。有時候有些材料我們會直接向供應商下單，並請廠商直接交貨到大陸，當然貨款是由臺灣支付。這個流程就是圖中的4、5、6，其實這個流程中的點收與驗收入庫兩個動作是假的作業，這兩個動作會由大陸工廠來執行，當大陸驗收完畢通知臺灣驗收結果後才會補輸入電腦，如此一方面廠商存料倉庫存增加，另一方面產生對供應商的應付帳款。

D. 當業務接到了一張訂單，且生管依需求開出了一張委外工單，系統依據委外工單自動產生一張委外的採購單。外包課(或負責處理外包的人員)決定好協力廠商、加工單價後，經由公司內部簽核程序核准後將委外採購單發給廠商。(流程1、2)
E. 流程7主要是說明當委外工單開出來之後，我們可利用工單的成套發料、補料與超領等作業扣除廠商存料倉的庫存(存貨轉為在製)。這個動作不一定要這麼早做，也可以等到廠商生產完畢驗收入庫時再依據入庫量讓系統自動產生領料單來扣帳(Backflush)，這兩種作法的差異純粹看管理者的需求，兩種各有優缺點。

F. 當廠商生產完畢，若這個委外是在國內發生則流程8、9、10是一個真正會發生的流程，廠商交貨進來我們收貨中心先辦點收，等品管檢驗合格後辦驗收入庫，不合格則辦驗退，並產生應付帳款(加工費)。若這個委外是在國外(大陸)，若委外的東西也真的運回來了，那麼作業的方法也是如同國內委外。有些狀況是在大陸加工完畢後就直接出貨給客戶了，當碰到這種狀況東西雖然沒有回來，8、9、10的流程還是要補齊，所以就需要做一個假入庫與假出貨(流程13)的動作。

G. 當要出貨時，業務先發一張出貨通知單通知船務做出貨文件，通知倉庫準備出貨，等到真正要出貨時才將通知單轉成正式的出貨單扣庫存並產生應收帳款。
圖二的流程為大陸協力廠商的作業流程，照理我們是不需要管協力廠商怎麼做的，但大部份做來料加工的協力廠其實與總公司是同一個老闆，用的可能也是同一套系統，所以在此我們也來看看站在協力廠的角色如何處理這些問題(這個模式也適用於我們幫人家代工)。<br>
A. 在談流程前有一些基本的觀念要先說明。我們建議針對每個客戶成立客戶來料倉，有這個倉庫在和客戶對帳時會比較方便。另外若有些材料是客戶供料，而這些料在工廠內若是屬於共用料的部份時，我們自己工廠內也會有這些材料，為了成本計算上的考量建議針對客戶供料的料件它的料號應該另外編，不要使用廠內原本的料號，雖然兩者也許是完全相同的。這樣的建議好像有點奇怪，不是違反了一物一號的原則嗎？這樣的建議最主要的考量是在成本上，若使用者使用的是實際成本，實際成本針對原物料的部份是採用月加權平均成本來計算，也就是說到了月底我們會算出某一個原物料在月底的月加權平均成本，這個月有使用這個原料的工單均是以這個月加權平均成本為它的單位成本。若使用者不將客戶提供的料件另外編號的話，由於這些材料的成本為零(客戶供料)，會讓這個材料的平均成本下降因而扭轉了其他工單的成本，對於幫這個客戶生產的工單成本也不對，因為這個材料的成本應該是零而不是我們算出的平均成本。
此外客戶、廠內的料號相同時也很難去和客戶對帳看看到底客戶還有多少存料在我們工廠(雖然已經區分了客戶來料倉)。當然我們在上一篇文章談到的客戶成品料號也應該要另外編一個，就算客戶生產的東西在我們公司其實是屬於標準品，但為了事後ECN的問題我們還是建議能夠區分開來，這樣在管理上比較不容易出問題。
B. 在圖二流程1說明了客戶Consign-In進來的材料，我們利用了一張雜項收料單就將它入到了客戶來料倉中，若針對客戶提供的材料需要做進料檢驗，可到品管系統處理。

C. 當我們收到了客戶的委外採購單後就可將其轉成我們的業務訂單，接下來生產、發料、入庫、出貨、產生應收帳款這些流程與一般的流程沒有太大的差異，所以細節的部份我們就不多做說明了。

D. 最後一點要補充的是若客戶要求我們生產完畢後，直接將產品出到他的客戶而不要運回給他時，只要在訂單上註明出貨客戶與送貨地址即可。
圖三的流程是假設總公司與協力廠都是使用同一套系統，可能在不同的主機，但中間經由連線(專線、衛星、Internet…)連結。這個圖與圖一、圖二差不多，所以細部的流程我們就不再多談了，這張圖最主要是要解決資料一致性的問題。其實圖一、圖二分別運作時沒有太大的問題，一旦是在同一個公司時，兩邊庫存一致的問題就會被突顯出來。照正常狀況境外倉與客戶來料倉的內容應該完全一致，但通常不會相同。除了時間差造成差異之外，最主要的原因是因為臺灣不知道大陸在生產的過程中是否使用了替代料或有沒有發生超耗的狀況。另外有些使用者也希望臺灣部份的相關單據是否可自動產生，因為這些單據都是為了做帳而補的假單據，沒有這些單據系統無法運做，打了又和大陸對不起來，另外在作業上好像又重覆輸入這些單據(大陸打一次，、臺灣再打一次)。
在Tiptop系統上配合資料庫Replication功能，圖三中黃色框框部份(或是淺灰色)透過相關的設定與作業調整，是可以定時自動(如每天晚上)傳回臺灣，不需要額外人工輸入。這樣的做法最主要的目的不是為了節省人力，而是為了能明確的掌握大陸生產的狀態，如此才能將兩端庫存不一致的問題徹底解決。
　　最後針對大陸來料加工廠，依據中華人民共和國海關對外加工裝配業務管理辦法規定，整個來料加工裝配業務的辦理流程大致區分如下：合同登記備案→進口材料→出口產品→合同核銷，這也大概是合同管理所要處理的內容，由於進口料件在申請時，大多數的公司都會以重量來申請(與一般我們生產用的BOM以數量來記錄有很大的差異)，甚至申請時使用的是海關料號而不是廠內用慣用的料號，所以在內部管理上廠內庫存帳與海關帳之間差異的勾稽確實也是一件很麻煩的事情，不過由於篇幅限制，大陸合同管理下次有機會再和大家較深入探討。