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內部控制制度對企業經營之重要性

總裁室顧問 蔡嘉玲

  眾所週知,內部控制是欲達企業目標、提高經營效率、強化企業體質、提昇企業競爭力不可或缺之機制。雖然主管機關早已訂有相關法規以規範企業加強內部控制的執行與稽核,但是表面上看來,企業為通過上市、上櫃程序,皆花了不少時間和金錢來編製書面內部控制制度,但對營運實質上卻沒有太多的影響。如何藉由使用具有內控設計的企業資源規劃系統(ERP),協助企業落實內控的執行以強化企業體質,將是本文探討的重點。

壹、什麼是內部控制

一.內部控制之法令依據

現行規範公開發行公司內部控制制度之法令依據為證期會於87年4月發布之「公開發行公司建立內部控制制度實施要點」(以下簡稱實施要點)。目的在使公開發行公司建立內部控制制度並確實執行,以健全公司經營,發展國民經濟,並保障投資。

二.內部控制之意義

實施要點所稱之內部控制,謂由公開發行公司管理階層所設計,並由董事會、管理階層及其他員工執行之管理過程,以合理確保下列目標之達成者:
1. 營運之效果及效率(包括獲利、績效及保障資產安全等目標);
2. 財務報導(包括財務報告及營業等資訊之報導)之可靠性;
3. 相關法令之遵循。

三.內部控制制度之內容

公開發行公司訂定之內部控制制度,得視企業之性質以交易循環類型區分,以製造業為例,至少應包括下列交易循環之控制作業:
1. 銷售及收款循環:包括爭取客戶訂單、授信管理、運送貨品、開立銷貨發票、記錄收入及應收帳款、開出帳單、執行與記錄現金收入等。
2. 採購及付款循環:包括請購、進貨或採購原料、物料、資產和勞務、處理採購單、經收貨品、檢驗品質、填寫驗收報告書或處理退貨、記錄供應商負債、核准付款、執行與記錄現金付款等。
3. 生產循環:包括擬訂生產計畫、開立用料清單、儲存材料、投入生產、計算存貨生產成本、計算銷貨成本等。
4. 薪工循環:包括僱用、請(休)假、加班、辭退、訓練、退休、決定薪資率、計時、計算薪津總額、計算薪資稅及各項代扣款、設置薪資紀錄、編製與分發付薪支票等。
5. 融資循環:包括涉及股東權益及股務處理暨銀行借款、保證、承兌、租賃、發行公司債等資金融通交易事項之授權、執行與記錄等。
6. 固定資產循環:包括固定資產之增添、處分、維護、保管與記錄等
7. 投資循環:包括有價證券、不動產、衍生性商品及其他長(短)期投資之決策、買賣、保管與記錄,及監督直、間接持股超過百分之五十以上被投資公司之內部控制等。

前項公司如有從事產品之研發者,得視需要增訂研發循環,包括對基礎研究、產品設計、技術研發、產品試作與測試、研發資訊及文件之記錄與保管等之控制作業。
公開發行公司之內部控制制度,除包括對各種交易循環類型之控制作業外,尚應包括對印鑑使用管理、票據領用管理、預算管理、財產管理、背書保證、負債承諾及或有事項管理、職務授權及代理人制度、資金貸予他人、資訊管理等之控制作業。

貳、傳統人工環境下推動內部控制所面臨的問題

一.「人」的因素影響內部控制成效

想要內部控制有效,設計及執行二方面都須產生效果,缺一不可。當內部控制的設計不佳時,不可能以設計的方式達成欲達成的控制目標;在傳統人工環境下之內部控制結構,即使內部控制設計得天衣無縫,也可能因為員工的一時疏忽、疲乏、無意間誤會內部控制指令的意義,故意的串通、舞弊,而使內部控制的執行失效。再者,若高階經理人輕法治、重人治,視內部控制為無物時,更可能使內部控制喪失執行效果,這種企業只要高階主管的一張紙條、一個口諭,甚至一個手勢,就可能使作業方式繞過已設定的內部控制辦法、規章,使內部控制的執行流於形式而宣告失敗。

二.內控成本過高不符經濟效益

企業在設計所欲採用的控制措施時,應評估所處的環境,那些地方比較容易出錯,然後再針對比較容易出錯的高風險區,配合所處環境,設計適當的關鍵控制措施(key control)。
在傳統人工環境下之內部控制結構,皆靠人工額外執行內控措施以達到內控的目標,故內控的效益因內控措施所耗的成本及作業人員因增加額外工作的反彈而大打折扣。

參、運用資訊技術落實內部控制制度

拜資訊科技所賜,利用電腦環境來推動內部控制,將可避免傳統人工環境下推動內控所遭遇的問題,且更能落實內控之執行。

依據實施要點的內容看來,內稽內控的基礎為企業內各項作業流程,也就是各項交易循環(八或九大循環),而企業資源規劃系統(ERP)也是以八(九)大循環為主軸,若能將內稽內控的機制,嵌入(build-in)八(九)大循環的電腦作業流程中,那麼在日常交易流程進行時,電腦系統則可依據事先設計的內控措施進行管控,不需增加作業人員的額外工作負擔。另外,也由於電腦沒有人的情緒問題,故不會因為一時疏忽、疲乏或對辦法的解讀錯誤或因高階主管的個人喜惡,而影響內部控制之有效性。

試以銷售及收款循環中之訂單處理作業來說明具有內控設計之企業資源規劃系統(ERP)如何達成內稽內控目的。


(表一 )

表一是銷售及收款循環的總流程圖,流程圖中各個作業皆須視企業之性質與規模,設計適當之控制措施。以訂單處理作業為例(表二),主要有以下三個控制點:
1. 訂單價格管制:接單時查核是否依公司制定之價格策略報價 ?
2. 客戶信用管制:接單時查核是否對客戶進行信用額度之控管 ?
3. 庫存數量查核:接單時查詢庫存可用量,確保可如期交貨 ?
而表三則可以清楚表達出在電腦系統上如何在應用程式中嵌入(build-in)內控之機制,以達到在一般交易處理時即同時進行內稽內控控制點之檢核。

表一
表二
肆、結語

  綜上所述,企業為了幫助自己達到目的,增加自己的利益,為了防範自己員工的舞弊,減少自己的意外與驚嚇,應該主動採取具體的控制行動。採取這些行動,企業可能會有陣痛,可能需要花錢。但是,這種痛較小較短,容易預期,可預先準備,較容易忍受;花這個錢,借用美國COSO(Committee of Sponsoring Organization)報告的一句話:「很可能可以得到非常高的投資報酬,錢是花在刀口上,值得。」
採用鼎新具內控設計的Workflow ERP,真正落實在日常作業活動中嵌入內稽內控的管控,不需增加額外的作業來滿足內控的目的。是您推動內部控制與導入企業資源規劃成功的最佳保證。