| │台林通信以EasyFlow GP強化ERP內控深度，穩定提升請採購效率與Cost Down績效 |
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》台林通信簡介 |
台林通信股份有限公司 創立於民國 69 年，營業項目為局端通信設備之研發、生產及銷售；客戶群遍及全球各地。
台林擁有優秀的經營團隊，秉持著『提高品質、服務顧客、創造利潤、分享勞資、創新發展、造福社會』的經營理念，追求企業永續經營及成長；除整體營運穩定外，獲利狀況也逐年提昇，是國內績優廠商之一。
更多資訊請至：http://www.tailyn.com.tw/ |
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》整合力與穩定性優越，EasyFlow GP為台林資訊中心打造無縫流程平台 |
鼎新電腦自民國八十七年協助台林通信引進TIPTOP ERP3.0，2007年8月ERP再升級為TIPTOP GP版本，並於隔年1月1日正式上線，鼎新一路陪伴台林通信在e化之路上穩健成長；除TIPTOP ERP外，台林之前更導入鼎新EasyFlow .NET為ISO文管管理平台，做為表單簽核之輔助工具，但對於原物料及費用性請、採購控管未達即時之果效，又目前之簽核軟體仍無法滿足與深入整合ERP的需求，故定2009為資訊成長與「全面e化」整合時期，以求擴大資訊服務的深度與廣度。
台林通信資訊中心 杜國華經理表示：「既然要做到全面e化，資訊中心首要的目標就是尋找一個共通的平台，當初比較過幾家的產品，而EasyFlow GP中選最主要的原因，是它跟ERP的整合度最高，並為J2EE架設，甚至從TIPTOP GP要拋表單到EasyFlow GP，都已經有現成的樣本可以使用；他牌的產品雖然在介面設計上十分美觀，但整合性卻沒有EasyFlow GP這樣完整，而未來與其它異質系統之整合，需要一個跨平台的工具來接連，考量開發速度與穩定性之種種因素，當然是EasyFlow GP勝出！」
另一個選擇EasyFlow GP的原因就是工具的入門門檻低，杜經理接受訪問時指出，開發人員只要有一些程式的基礎就能輕鬆駕馭這套系統，但不需要太深的技巧，幾乎是有html的觀念，就可以自行拉出表單與設定作業流程，有經驗的資訊人員，大約半小時內就可做出一般性的簽核表單。
對於流程管理系統建置的先後順序，杜經理也有獨到的見解：「電子簽核對於公司管理最有效益的部份就是錢的管理，而請、採購為就最大的項目，而生產材更為首要，其他費用類的部份再逐步上線，將ERP與簽核管理緊密整合在一起，使e化不僅僅是流程面，還延伸至管理面。藉由資訊共享並與其它系統整合，達決策面之綜觀成效。」 |
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》生產材費用類電子簽核搶先上線，Cost Down績效一目了然 |
對於台林這樣客戶群單純、但供應商眾多的製造產業來說，只要能提升採購的績效，就可輕鬆掌握Cost Down的關鍵環節，所以一開始，資訊中心就以生產材的部份為優先，從請、採購流程的深度開始紮根，用電子簽核發揮與ERP整合管理的最大效益。
台林通信目前在生產材方面的單量，一個月就有數千筆，這是因為在請採購時會先經過核價的流程，而核價時就必須要送簽，每一個料件可能也要核價兩次以上，除請購及採購單外，資訊中心因應需求也相對開發了請購變更單，因小單多樣之需求，所以累積出的單量及管理並非人工可完全勝任；電子化的優勢除了可以將同一個採購員、廠商、幣別、付款方式相同之內容合併為一張表單，簡化處理與閱讀的手續，還可以在線上管理任一張單據現在簽核的狀況，這是以前人工作業時很難達到的。
「從系統觀察我們對於金額的控管，很輕鬆就能追蹤到簽核與作業的歷程及其核決權限，它最大的好處在於，我從Email的通知中就可以看到所有簽核關卡簽核時間與意見。另外，也能落實內控內稽的要求。」杜經理說：「我們藉由這個工具已經達成了內控與管理的目的，加上系統表現正確與穩定，使用者就會對上面的數字有信心，像現在生產材的請採購已經上線三個月，一切運行都很平順，上星期我們有跟採購單位開檢討會議，不但聽不到有什麼抱怨，甚至還提出新的需求，以達到內部管理的目的，並藉此教育內部人員，提升與廠商進行Cost Down的能力。」
訪問中杜經理提及資訊中心在細部所做的努力，諸如前次單價的欄位，就可以拿來參考；表單一打開，前三次的廠商、時間與價格資訊都一覽無遺；在簽核前，也提供User可答應量（ATP）、最少訂購量（MOQ）與Base BOM是多少：「諸如此類的需求，對使用者來說帶來了極大的方便，又能當作決策之參考，這就是ERP與電子簽核整合帶來的好處。」杜經理說。
緊接著，台林通信非生產材類的表單也即將在十月份上線，內容包含資訊類、工程類、總務類、儀器類及其它，而非生產材同樣也需要編料號以便管理，杜經理表示：「光是資訊類就已經有一百二十五筆，連滑鼠等週邊都編了料號，為使採購在Cost Down的績效，不僅表現於生產財部份，在非生產材及費用類也可非常明確的反應出其作業的成果。」 |
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》流程、簽核更嚴謹，內控不會有疏漏，系統取代更多人力與紙張 |
| 在導入電子簽核以前，台林通信也是從紙本的流程開始跑起，以往光是附件的單據就有厚厚一大疊，不但翻閱麻煩，若有任何想要再延伸查詢的明細，都還要到電腦上操作或請同仁產出，相對的也因為資訊取得不易，造成一些內稽內控上的盲點。現在生產材部份已經全部由EasyFlow GP來取代人工跑單，所有的資訊都可以在系統上找到，以往要自己去key-in的單號或附檔網址，現今只要直接點選連結即可，非常方便，加上所有的歷程都被系統所記錄，查詢任何流程簽核都不再是件苦差事，權責歸屬也更清楚；除此之外，杜經理還說，導入流程管理系統另一個附加價值，就是人力跟紙張的需求也同時變少了！ |
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》記錄所有核價有效日，促使採購人員隨時做好Cost Down |
| 電子簽核能夠讓所有的流程透明化、使關係人隨時掌握專案進度外，還能順便提升人員之作業績效，台林通信便以此特點利用在採購核價上；諸如ERP內的核價一定都包含了有效日，原則上是三個月為期限，失效後就無法拋單，也無法做簽核，所以採購主管或簽核的主管就可由此看出採購人員有沒有認真的核價，相對地也促使這些職能的員工努力爭取更好的價格，為公司做到Cost Down的目標。 |
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》針對PO重點管理，抓出每一筆Cost Up的異常原因 |
杜經理表示，採購改走系統作業後，核價的速度也會跟著提升，人員可以花更多時間在管理面上，所以跟著可以開始檢討沒有Cost Down的原因為何，杜經理並現場撈出內容為Cost Up的表單，要求當事人提供相關明細備查，他說：「未來我們會在這些Cost Up的表單定好片語，讓系統直接去蒐集為什麼主管會核可這些單的原因，只要一個下拉的動作，就能方便統計採購異常的原因為何，以確切做到電子表單的深度！」
電子簽核除了數字上的管理，其實在生產材方面，可以看到更多深層的有用資訊，來協助主管做出改善的決策；杜經理就提到，就因為EasyFlow GP跟TIPTOP ERP是即時連結的，在簽核表單的當下，可以馬上把這些資訊以Prompt的方式跳出來，做到即時與更深入的管理：「像現在有多少料沒有進來？多少料on hand？多少料在IQC？經由系統，一看就很清楚，主管在簽核的時候自然而然就知道怎麼去應變。將來工程變更單（ECR）在變更的時候，也可以主動帶出目前庫存有多少、待料有多少？再給決策者輔助的建議；這樣的優勢，在以前沒有系統幫我們撈取資料的時候，只能用霧裡看花來形容錯綜複雜資訊。」 |
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》利用EasyFlow GP平台整合多種異質資料庫，系統發揮更佳決策效益 |
台林通信的人事管理簽核走的是NOTES系統，因為行之有年，表現也很穩定，所以決定繼續延用，只是將其整合至EasyFlow GP的平台上，讓使用者覺得自己是在同一個系統中作簽核，而管理者也可輕鬆查閱所有企業營運的現況，不需要再登入不同的產品，杜經理說：「除了NOTES外，像是之前用的ISO文管系統，也是因為用得不錯，所以這次也只是整合進來，不再另外開發一套新的，這也是我們選擇EasyFlow GP最大的原因，因為它有跨平台的優勢！」
台林資訊中心的同仁更成功將Crystal報表整合進簽核的流程中，報表的查詢可以在EasyFlow GP上進行，讓管理層所獲得的關鍵資訊更完善，以發揮最佳的決策效益。 |
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》鼎新 EasyFlow GP流程管理系統特色： |
鼎新電腦以EasyFlow的成功經驗，累積千餘家標竿客戶管理模式，推出全新研發Java版的BPM產品－EasyFlow GP。EasyFlow GP能串接多張表單、支援分支流程，可執行無表單的程式觸發流程，並支援動態調整機制。其產品特色與效益如下：
- 高彈性的表單設計
- 多構面的流程管理
- 多樣化的組織應用
- 查詢與追蹤流程
- 處理與管理流程
- 彈性的整合方式
更多產品訊息請至：http://www.dsc.com.tw/Product_Solution/Product_ERPII_2/EasyFlowGP/tabid/632/language/zh-TW/Default.aspx
感謝台林通信杜國華經理與資訊中心蔡日郎先生接受鼎新電腦專訪 |
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關鍵字：成功案例、電子表單(EasyFlow)、進銷存管理、主管資訊系統(EIS)、商業智慧(BI)