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   EasyFlow GP企業流程管理
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EasyFlow GP 企業流程管理系統
 
│僑威科技導入鼎新EasyFlow GP,連結全球據點,讓訊息傳達不再有時效落差
  》僑威電腦簡介
  僑威為全球自行組裝電腦市場電源供應器最大製造商,產品橫跨資訊、通訊、工業、消費性電子等產業等所需之電源供應器、電腦外接產品及電腦機殼等下游成品。總公司設立於台灣桃園,負責行銷、研發及行政管理等事務,客戶分佈全球各地,為天下、商業等周刊排名前500大公司,2003年開始並以電源供應器為核心朝下游成品發展,提供客戶一次購足的整體解決方案。

  為佈局全球,擴大全球市佔率,並持續不斷降低製造成本,僑威2007年除啟用台灣營運總部大樓外,並在廣東增城市及江西萬載縣設立製造園區及重要零組件製造工廠,搭配美國及歐洲知名通路商,持續開創新局,鞏固領先地位。

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  》導入緣起
  僑威科技為善用全球化資源、達成國際分工以提升企業營運績效,決定同時導入鼎新TIPTOP ERP及EasyFlow GP企業流程管理系統,以減少異質系統所產生的整合問題,加速台灣營運總部及海外據點運籌帷握,決策千里之外。

  僑威科技資訊處經理 吳健誠先生在接受訪問時表示:「當初選擇EasyFlow GP,最主要是想要達成企業的無紙化管理,但沒想到流程管理系統可以即時、同步做到這麼多人的溝通與協調,算是我們當初沒有預估到的額外效益。」

  同時導入TIPTOP及EasyFlow GP,可使ERP中的表單自動匯入EasyFlow GP作簽核的動作,確實掌握內部流程;未來不但能快速整合至BI,節省不必要的客製時間,更可獲得深入的分析效益,讓所有e化的努力開花結果。
 
  》電子表單簽核加強授權控管,內部流程更為嚴謹
  原本紙本的表單除了無法快速查詢及簽核外,作為憑證依據的功能相對也低;僑威導入鼎新EasyFlow GP後,要尋找歷史紀錄就易如反掌,像是將法務用印的表單電子化,要追查大小章的使用狀況就更為方便,除了釐清責任外,也可大幅降低企業營運的風險。
 
  》EasyFlow GP使流程全面自動化,減輕資訊人員負擔
  在電子表單導入之前,資訊部門本身就有一份對外的資訊申請單,當人員需要軟硬體的協助時,可藉由此表單申請;但由於是由人員手工填單,在建檔或查詢上就會十分麻煩,資訊部 官佩怡小姐說:「僑威在大陸有不少工廠,像是深圳達威或萬載的昌聖,如果有同仁寫了申請單,必須透過那邊的MIS傳給我們,台灣這邊必須派專人定期、定時去收單,收完單子還要再列印出來,呈報經理,再分配給不同職務的人員處理。等交辦的事情做完之後,每天下班時還要再收集這些做完的單子,以廠別分類,再傳真到各廠所屬的MIS那邊,讓他們再通知原本有需求的這些使用者。」

  「你可以想像,我們在還沒導入系統時要經過多麼繁複的流程,手續不但麻煩,事後還要整理單號,並協助填入各項基本資料,以後才能夠查詢。常常有使用者打電話來問表單跑到哪邊了,因為他們自己都看不到。」官小姐說:「比較起來,EasyFlow GP真的是非常好用!以我資訊部的角色來說,本來要手動整理的表單全部都自動化,使用者自己上網填單,經主管核可後,就會到我們經理這邊,由他來分配工作;之前一定要兩天以上才跑得完的權限申請,現在不到半天就回到user那邊,申請人也可以自己上網得知流程的進度,所有事都變輕鬆了。」
 
  》電子表單成為多組織之間的溝通橋樑,不再有時間空間的隔劾
  另外一個大幅改善的流程,就是跨廠的聯繫工作,現在不必再以電話或e-mail持續往返,所有海外據點發生的事,台灣營運總部都能在第一時間掌握,不會跼限於時差或距離。像是最早導入的一張EasyFlow GP表單「信用額度特放」,就是為了讓跨廠的業務可以方便申請特放,因為業務經常要使用到這個表單,如果藉由系統來通知簽核,就免除了紙張的往來,減少電信及紙張的成本,在多組織的溝通上也更確實快速。
 
  》以EasyFlow GP發佈公告,兩岸資訊傳達無時差
  以往企業要公告異動,都要經過冗長的書信往返,也無法確認相關人士是否已經接到通知,單純利用e-mail傳達甚至可能因一時忽略而石沉大海,如果經由電子表單來管理內部公告,即可避免這樣的疏漏。

  「像以前工廠發布ECN變更,很多業務都不知道,造成成本的估算錯誤,現在全面改成電子簽核,可以確保資訊傳達無誤;我們現在已經將比較重要的表單全部轉到EasyFlow GP上了。」僑威科技資訊處 吳經理說。
 
  》EasyFlow GP與鼎新ERP、BI快速整合,可獲得更大e化效益
  鼎新電腦 顧問師 陳珮琪小姐表示:「僑威科技正由TIPTOP 5.0升級至GP版本,未來只要做一些基本設定,就能直接使用EasyFlow GP內建的50餘張表單,無需額外的coding或客製。」進一步談到BI的報表產出,陳小姐說:「BI與EasyFlow GP同樣也有整合,企業可利用BI產出電子表單的分析報表,了解各個表單的簽核情形或處理時間,統計表單的量或成本等,進一步改善流程設計的缺失。」
 
  》鼎新 EasyFlow GP流程管理系統特色:
鼎新電腦以EasyFlow的成功經驗,累積千餘家標竿客戶管理模式,推出全新研發Java版的BPM產品-EasyFlow GP。EasyFlow GP一改過去EasyFlow以表單為主且不能串接多張表單、不能分支流程的特性,可執行無表單的程式觸發流程,並支援動態調整機制。其產品特色與效益如下:
  •  高彈性的表單設計
  •  多構面的流程管理
  •  多樣化的組織應用  
  •  發起並使用流程

EasyFlow GP可根據人員組織或角色的不同,設定每個流程,以確保使用權限及版本的控制。

  •  查詢與追蹤流程
    流程追蹤功能可查詢某個流程的記錄,包含流程的代號、名稱、序號、建立時間、及目前的狀態。
  •  處理與管理流程
    處理待辦事項清單:需要處理、簽核的工作事項流程,可在權限範圍內決定使流程繼續進行、中止或退回到某一個活動。並且以黃、綠、橙、紅的色條提醒使用者目前流程進度。
     
 
感謝僑威科技資訊處官佩怡小姐(左起)、吳健誠經理接受鼎新電腦訪問,右為鼎新電腦顧問師 陳珮琪小姐
 
 

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