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EasyFlow GP 企業流程管理系統
 
│EasyFlow GP案例分享-浩鑫電腦
浩鑫電腦導入鼎新EasyFlowGP
利用跨部門表單迅速溝通，有效控管費用
  》浩鑫電腦簡介
浩鑫電腦是全球第一迷你電腦製造廠商，成立於1983年6月，迄今已累積超過20年主機板以及相關週邊設備研發核心技術與製造實力，並與Intel、AMD、NVIDIA、ATI、VIA以及SiS等大型公司合作，技術與品質深獲肯定。1993年自創品牌“Shuttle”獲頒經濟部自創品牌金貿獎，並於2000年推出第一台XPC迷你準系統。

浩鑫電腦在全球行銷市場的經營布局完善，目前海外營運據點有美國，德國分公司，日本及中國辦事處，工廠則有台灣桃園本廠二座及中國代工場。而在經銷代理方面，歐、美、日、亞洲、大中華地區的代理經銷網絡都已經完備。行銷網路遍佈五大洲30個國家。

更多資訊請至：http://tw.shuttle.com
 
  》導入緣起
企業在面臨規模的擴張與流程愈益複雜，需要更有效率的流程管理系統，來取代無法快速查詢及簽核的紙本作業；浩鑫電腦為提升企業競爭力與反應時間，決定選用鼎新EasyFlow GP做為內部BPM解決方案。

浩鑫電腦資訊部 江中傑副課長說：「當初是我們總經理希望所有的簽核都可以留下來做個憑證，因為之前都是用紙本，常常申請一個東西，流程跑一跑就跑不見了；另外要找以前的歷史紀錄也很麻煩，要一張一張去翻，所以才會想到使用電子表單來做流程的管控與簽核。」因為江副課長原為Java程式開發人員，所以對於同是Java平台的EasyFlow GP更為得心應手，在短短一個月內就成功上線，他表示，導入過程中，像是報表製作或是寫一些JavaBean的程式，都非常簡單。
 
  》利用簡單表單加強考核，有效控制成本
導入初期，浩鑫資訊部開始嘗試一些比較簡單的表單設計，例如可用作統計加班的餐券申請單，江副課長說明：「像是我們公司加班都會有用餐的需求，之前用餐就要填一張紙本的申請單，再到總機那邊去換餐券；轉換成電子表單後，流程是到直屬主管處簽核，主管核准後，就可以直接從電腦列印餐券。這樣除了可以簡單地控制成本外，後來顧問還幫我們寫了一支小報表，用來分析加班狀況統計，每個月累積產出月報，讓主管清楚餐券的使用狀況。」

現在浩鑫同仁要寄快遞，也必須經由電子表單的核准，然後統一由管理處決定快遞寄送廠商，每一筆費用都可查詢或累積分析，再歸屬到相關部門之下，件數一多，就能界定是否有異常的支出，從小地方做起，積沙成塔。

「原本用紙本表單肆無忌憚，現在會留下紀錄，資源的使用就變得很小心。」江副課長補充說道。
 
  》EasyFlow GP結合EIP發佈公告，資訊傳達更確實
在異質系統的整合上，浩鑫先從公司EIP著手，利用表單在公司的首頁上發佈公告，這樣除了對公告的正確性加以把關，還能確實傳達內部公文，不怕有遺漏；另外像是福委會通知，也要經過相關主管核可，才會公佈在EIP上。
 
  》後勤報修資訊公開，暢通內部協調
「對資訊部影響最大的就是報修的表單，因為所有單位都會遇到硬體的報修，也有可能是要申請一些配備或零件之類的，所以我們就將EasyFlow GP表單拆成『申請』與『送修』兩種，但只有申請才需要主管簽核，而一些同仁為求便宜行事，就都只填寫送修單來申請財產，這些表單我們就會退回，一定要主管同意後才放行。」江副課長說：「現在所有的報修單進來一目瞭然，電腦是誰在負責都能馬上知道，不怕人員請假或不在位子上，而造成問題傳達的落差。」另外像是輔銷品申請單、行政維修單等等，也減輕了不少內部協調的阻力。
 
  》未來將串聯各系統，整合所有內部流程
現在資訊部所面對的瓶頸便是了解不同單位的需求，從訪談中更深入了解不同系統的流程，再一步步試著與其做整合，像是浩鑫內部的ERP、PLM及另外的人事管理系統等。

「除了之前總經理期望做到的憑證之外，我們更希望是能利用EasyFlow GP串聯自己所有的系統，像PLM一定會跑資料到ERP裡面，某些也有簽核的功能在，如果我們全盤了解每個系統的需求，就能達成整合表單的任務，這必需花上更多的時間跟其他部門溝通。」
 
  》鼎新 EasyFlow GP流程管理系統特色：
鼎新電腦以EasyFlow的成功經驗，累積千餘家標竿客戶管理模式，推出全新研發Java版的BPM產品－EasyFlow GP。EasyFlow GP一改過去EasyFlow以表單為主且不能串接多張表單、不能分支流程的特性，可執行無表單的程式觸發流程，並支援動態調整機制。其產品特色與效益如下：
● 高彈性的表單設計
● 多構面的流程管理
● 多樣化的組織應用 　
● 發起並使用流程 
EasyFlow GP可根據人員組織或角色的不同，設定每個流程，以確保使用權限及版本的控制。 

● 查詢與追蹤流程
流程追蹤功能可查詢某個流程的記錄，包含流程的代號、名稱、序號、建立時間、及目前的狀態。

● 處理與管理流程
處理待辦事項清單：需要處理、簽核的工作事項流程，可在權限範圍內決定使流程繼續進行、中止或退回到某一個活動。並且以黃、綠、橙、紅的色條提醒使用者目前流程進度。 
 
▲ 感謝浩鑫電腦資訊部林定芃先生與江中傑副課長接受鼎新電腦專訪 右為鼎新電腦EasyFlow GP產品部經理許權璽

關鍵字：成功案例、電子表單(EasyFlow)、進銷存管理、主管資訊系統(EIS)、商業智慧(BI)
 
 

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