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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│友威科技以鼎新EasyFlow發揚MIS隱性價值，強化組織內部流程與決策機制
  》友威科技簡介
友威科技成立於2002年，集合了一群具有數年真空設備製造經驗的團隊，投入鍍膜相關設備設計及濺鍍技術開發，提供客戶真空濺鍍設備及鍍膜代工服務，並已開發出資訊產品NB、Mobil電磁波防護(EMI)、無電氣特性金屬化處理(NCVM)之真空鍍膜代工，同時亦將真空濺鍍延伸至太陽能薄膜製程與設備製作。在營運表現方面，為2007年未上市公司每股獲利前100強，並榮獲勤業眾信2005~2007年高科技業「營收、獲利」快速成長50大企業「Fast 50」以及 Forbes公佈2007亞洲地區200家最佳中小企業（Best Under a Billion) 。

由於中部地區是國內精密機械設備發展重鎮，2008年友威進駐中部科學園區(中科)設立中科廠，投入高精密的濺鍍鍍膜設備研發與生產，延伸應用到太陽能與Touch Panel以及ITO的產業應用；另外友威在大陸深圳與昆山也有據點，提供鍍膜代工與真空設備等服務。

友威未來將以濺鍍的核心技術為主軸，結合代工業務製程技術與鍍膜設備製作之提升，期能與國內3C產業及半導體產業以及太陽能產業相結合，發展鍍膜應用以就近服務客戶。

更多訊息請見：http://www.uvat.com/
 
  》導入緣起
友威科技2002年11月在桃園南崁成立鍍膜代工廠，初成立時規模不大，資訊部門的人力僅能負擔較單純之作業，故以MIS自行撰寫的表單進行費用報銷，但功能僅僅跼限在固定的流程下，也無法涵蓋其他簽核；近年來友威營收快速成長，為了滿足產量與規模需求及因應營運據點持績擴充，也因為管理的範圍極速擴展，更需要在舊有的流程管理中，尋求更廣的應用與彈性；因此，友威最後決定引進鼎新EasyFlow來取代原有的紙本簽核，更同時導入鼎新WorkFlow ERP，取其優勢的整合效益，為企業延續更紮實、永續的經營模式。

友威資訊課課長 許喜裕先生擁有豐富的IT管理經驗，之前服務於外商公司，對於組織流程改造的認知，已經超越了一般電子表單的應用；他看到的是表單背後更大的管理智慧，要如何讓決策者經由簽核改善營運缺失，才是導入EasyFlow最大的目標，這也是友威在進行流程管理專案時，效益可以優越於其他企業的主要原因。
 
  》無紙化簽核大幅提高作業效率，免除人工跑單或傳真溝通之苦
紙本表單最大的不便，就是一定要在紙本上檢核親簽，無法有效掌握簽核的狀況與時效，友威科技資訊課 許課長與蘇雅惠小姐描述以前尚未電子化之前的情形，光是在一個廠區，流程可能因為要跑完三個不同的辦公室，就要浪費一整天，而且有時主管出差根本找不到人，整個作業就因此耽擱；後來跨廠的情形就更嚴重了，簽核只能藉由傳真來溝通，還要再發傳真回覆，在費用與人力上都是不小的負擔，蘇小姐說：「如果會簽單位有五個，你連簽到哪邊了都要一關一關親自去問，自己的流程是卡在哪裡都不清楚，非常浪費時間。」

導入鼎新EasyFlow後，表單經由網路呈送，免除紙張的浪費與容易遺失的缺點外，在時程上也能有一定的規範，完全透明的送簽流程，只要是相關同仁都可以清楚知道現在是誰還沒有簽核，簽呈就算被退或是延誤，也能馬上知道原因、重新改善。
 
  》鼎新Easyflow與WorkFlow整合零接縫，更快獲得串聯效益
由於友威科技WorkFlow ERP的上線時程較EasyFlow稍晚一些，所以當部份OA表單已開始運作後，ERP的流程才陸續加入友威的電子表單作業中，也正因為具有鼎新品牌的整合優勢，資訊課蘇小姐僅僅接受鼎新客服電話的協助，即可將請購、採購、應付及其他ERP重要內容拉至EasyFlow上作簽核，這樣快速可見的效益，讓許課長看見隨插即用的價值，他說：「由於我們明年也需要導入一套完整的HR管理系統，本來覺得鼎新在價格上較其他品牌高，但是考量到整合的便利性，現在幾乎已經決定要採用鼎新的系統，未來跟ERP還有電子表單的整合就會更順利輕鬆了。」

「雅惠對於流程管理方面的能力是公司有目共賭的，一開始從無到有，她花了很多心思在接觸流程的知識，而且不斷地為友威增加新的表單，成長非常多。」許課長說。即使是一些需要經過教育訓練才能深入的ERP進階表單，蘇小姐也能自行摸索出製作方法，連鼎新的顧問知道後都很驚訝。
 
  》出勤管理自動化，線上假單隨上隨查，人事部門月底從此不必加班
友威科技現有一套獨立的加班出勤系統，為能有效提升人事單位的效率，資訊課蘇小姐自行撰寫程式，串聯出缺勤系統與EasyFlow電子表單，讓以往需要人工統計的假單或加班單等，全部上線電子化，蘇小姐說：「以前假單傳來傳去，常有遺失的狀況，加上都是人工填寫計算，光是月底要應付7-80人的薪資發放，人資的同仁都要加班到八、九點，現在有了EasyFlow，就不會再看到加班的情形了。」
 
  》作業流程透明化，能讓資源做最好的分配
以電子循環這樣的電子表單為例（類似資訊服務單），友威科技資訊課以前在收到任何紙本的軟硬體需求申請單時，都是由第一位MIS同仁先處理好自己的部份，再傳到下一關繼續完成作業，現在EasyFlow則會將每項需求佈達到所有部門成員的email，任何人都能率先解決使用者的問題，不必再等紙本表單傳到自己手上。對部會主管來說，資源的分配也更清楚，不會發生重工或是遺漏等等的問題，可將人力做最妥善的運用。

 
 
友威科技資訊課每月所提供的資訊月報封面，清楚呈現資訊效能與服務規劃時程，激發各部會同仁參與感，進而強化資訊系統的有效性。
 
  》EasyFlow明確量化MIS績效，讓企業看到更多後勤人員價值
在導入EasyFlow的一開始，許課長就幫MIS人員設定個別的KPI目標，每月還發佈不同類別、不同客戶的貢獻質量，除了清楚表達現在人力的loading外，更讓組織發掘資訊部門的真正價值。

資訊課甚至發行資訊月報，將各單位File Server上所存餘的空間是多少？流量正不正常？本月解決了多少資安案件？又公司內部的風險是否在安全值內的資訊，傳達給平時比較沒有在注意資訊服務的同仁，許課長表示：「可能很多人都不知道，一個月內，我們部門每個人光是異常故障的項目，至少就有20項以上要處理，如果這些事不被系統記錄下來，一般使用者怎麼知道我們部門在忙些什麼？」而EasyFlow便利的查詢及統計功能，能輕鬆將後勤人員服務的價值量化，除了清楚現在的人力分配合不合理外，更能從透明的流程管理模式，提升人員績效。
 
 
友威科技資訊月報內頁之一，本頁內容為電子表單簽核狀況與異常故障分類統計，提醒相關部會針對問題因應改善。
 
  》利用報表發掘企業隱憂，隨時對應改善對策，作決策者的最佳後盾
許喜裕課長認為，彙總企業內部電子表單的呈現，可統計出是「人為錯誤」或是「流程設計不良」等問題，並在這些原因中找出改善對策，隨時調整組織的體質，讓企業更健全茁壯。

「最先拿到這些資訊的單位一定就是MIS，所以我們必須要扮演第一線的角色，向所有主管清楚傳遞即時的狀況、還有哪些潛藏的隱憂？如果是操作上頻繁出錯，就很有可能是教育訓練做得不足；我們大陸的廠區就可以明顯看出人員流動率較高，也許就是在教育訓練上遇到了瓶頸，不夠制度化，所以我們就應該提出改善的策略，建立標準化的教育訓練制度。」許課長說。

導入流程管理對友威科技來說，是一個企業自我提升的動力，許課長帶領著資訊部門，主動檢視每個環結的弱點，隨時都會看到不一樣的成長，許課長表示：「MIS是服務的單位，我們不能只是滿足於保持一樣的狀態，該追求的應該是服務品質的提升，今年做了什麼有益於組織的規劃，明年可能因為環境的變化，又需要重新量身訂作；要怎麼知道自己還能更好？就是從系統中的數字得到依據，讓這些資訊做為部會主管們決策的後盾，追求更無瑕的制度與流程。」
 
  》鼎新 EasyFlow流程管理系統特色：
EasyFlow 是全國唯一歷經四年數百家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。企業部工作流程，透過EasyFlow流程引擎加速傳遞，突破時空限制，有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。

更多產品訊息請至：http://www.dsc.com.tw/product/EasyFlow/Default.asp

感謝友威科技資訊課長 許喜裕先生(右)及蘇雅惠小姐(中)接受鼎新電腦採訪，左為鼎新電腦BPM事業部顧問黃子豪先生。

      關鍵字：成功案例、電子表單(EastFlow)、財務管理、銷售管理、主管資訊系統(EIS)
 
 

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