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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│麗清科技以鼎新TIPTOP ERP與EasyFlow重塑企業文化與組織流程，有效累績管理智慧、降低成本費用
  》麗清科技簡介
麗清科技成立於1999年，初期以代理光電半導體晶片與光電產品設計製作為主要業務，同年引進LED產品代理及銷售，並經由策略聯盟及上中下游之整合，使產品之應用面在質與量上均能大幅提昇；2001年成立上海辦事處，拓展大陸市場，同年取得Lumileds授權為TS晶片亞洲之總代理，成為國內重要的高亮度LED應用、設計、研發、生產、代理公司。

Lumileds之TS晶片結合了HP及Philips之頂尖研發團隊，為全球提供最亮之紅、黃光，目前汽車、交通號誌及大型戶外光源之照明市場將為TS晶片所取代。麗清科技擁有從LED晶片元件封裝，模組組裝，到整燈成型的開發與生產經驗，能有效提供目前Teir1車燈廠從傳統車燈轉移至LED車燈中所需的設計解決方案，有別於一般LED封裝廠和組裝加工廠所能提供的服務；看好LED在消費性電子產品的應用，麗清未來將研究發展方向延伸至路燈照明、一般照明模組開發設計試作與光機熱電各功能之整合，2008年已於上海設立麗清廠，主要生產車用照明模組。

更多訊息請見：http://www.lastertech.com/
 
  》由MIS主導資訊變革，成功統一企業管理流程，加強內控與權責分工
麗清科技為國內知名高亮度LED照明供應商，於台北、上海與東莞皆設有據點，2007年時為強化兩岸三地的資訊整合，決定全面導入鼎新TIPTOP ERP，架構集團共通之e化平台，進而提升作業績效；ERP上線隔年，麗清科技資訊部更以鼎新EasyFlow的導入專案，落實內稽內控準則，達成無紙化、無時差的電子簽核管理，大幅發揮資訊系統之整合綜效。

麗清資訊部邱聖政經理指出，ERP與BPM上線之成功關鍵，是在於組織有沒有勇氣去面對企業文化、權限與架構改變的衝擊，資訊部在導入TIPTOP ERP之初，規劃的是公司基本作業面2/3的核決程序，最高也只到經理這個層級；但進入EasyFlow的專案時，要協調的則是決策面1/3的管理階層，邱經理說：「在這個行業這麼久了，每一個主管都有自己慣用的管理模式，所以大家也會質疑，為什麼要因為這套資訊系統，來改變他們多年的經驗？用EasyFlow來管理，就一定比較好嗎？」為強調標準流程管理的重要性，邱經理站在內控的出發點說道：「今天公司很多簽核都會遇到跨部門作業，而這些責任也不是可以一個人就承擔得起的，必須要靠部門間共同協調來達成；利用EasyFlow這樣的系統，就能將權責透明、完整地呈現，有效提升決策的速度與品質。」

為了使內部使用者對這套系統更有信心，麗清科技資訊部同仁幾乎是日以繼夜堅守崗位，隨時處理突發的狀況與回答操作問題，也正因為這樣的努力，原本堅持一定要將單據印出來才放心的user，目睹系統穩定的表現後，漸漸開始接受電子表單的作業模式；邱經理後來更滿意地表示，除了一開始有不熟悉系統所造成的不順外，EasyFlow上線時幾乎沒有遇到什麼阻礙，加上麗清科技經營階層大力支持e化專案的執行，讓資訊部彷彿是打了一劑強心針，義無反顧地朝成功邁進！
 
  》EasyFlow大幅提昇決策時效與掌控性，獲高階主管一致好評
電子簽核最大的好處就在於沒有時空限制的特性，這對於需要時常出差的主管更是一大福音；因為LED產業必須快速反應客戶報價或原料採購等特性，以往很多核決都無法等到該權限的主管親簽，就必須馬上判斷處理，也造成底下的代理人常代簽完了之後，主管才會發現金額或規格有誤，陸續造成更複雜的問題。

「EasyFlow實現Anywhere、Anytime的簽核，也解決了集團經營所遇到的困境。」邱聖政經理說：「拿我們副總的例子來說，以前他休假，總是會不放心公司裡大大小小的事情，現在有了EasyFlow，不管走到哪裡，都可以用iPhone監管所有的表單簽核狀況，再也不必一邊休假一邊擔心了！」正因為EasyFlow順利導入後帶來明顯的效益，本來預估要六個月後才會在大陸地區上線的BPM系統，MIS團隊居然三個月內就在大陸廠完成專案，串聯起兩岸電子簽核的強大功能。

現在麗清科技的同仁都會主動發想電子表單的應用，再回饋給MIS評估執行的可行性，邱經理舉例：「之前因公司組織調整，東莞廠的工程部歸屬台北工程部管轄，第一個面對的衝擊就是『工程文件變更申請單』該如何簽？因為附件有太多規格書，若依照現行紙本簽核，勢必要依賴一張張傳真、待簽完再傳回東莞廠文管中心，這在時效上、傳真費用以及回傳後文件的保存上都是ㄧ大問題，於是主管提出需求，期望能在EasyFlow上做電子簽核；可見使用者已經覺得，EasyFlow能夠取代複雜的人工與文書處理，進行更有效率的簽核，也一再證明EasyFlow在我們公司的導入已經非常成功了！」
 
  》充分發揮ERP與電子簽核整合效益，簡化採購程序、減輕人工作業負擔
當初麗清科技選擇鼎新TIPTOP ERP與EasyFlow產品，就是想藉由鼎新品牌優勢，縮短系統整合時間，而麗清資訊部同仁的精實專業與協調能力，更在短短半年不到的時間內，就將ERP與電子簽核整合完畢，像是請購、採購、訂單或多角貿易等單據，使用者只需在ERP key單，就能馬上串聯到EasyFlow中作電子簽核，這樣的流程改造，不但簡化了日常作業程序，同時更減少了人工或紙張成本；以採購單位為例，邱經理說：「我們公司是接單生產，所以每個月光是原物料的採購單就要上千張，不管是key單還是送簽的人，甚至連主管都要浪費非常多時間，去核對表單中金額或廠商的內容，金額甚至少到幾百元的都有，造成不少困擾；EasyFlow上線之後的改變就非常明顯，不管是送簽的同仁還是主管都能感受到系統帶來的方便，採購主管甚至還寫感謝函給資訊部，因為導入EasyFlow為他們節省很多送簽與查詢的時間。另一方面，現在透過電子簽核，只需將採購單轉成PDF直接寄給廠商，不必列印出來或傳真，光是紙張的費用就不知道省下了多少！」
 
  》透過電子表單紀錄作業明細，有效傳承管理智慧與成功關鍵
電子表單的另一個優點，就是可以將內部作業鉅細靡遺地紀錄下來，以資訊部同仁最常接觸的資訊需求單為例，以往一些容易遺忘的小事，系統也不會放過，這對於績效考核或是企業的知識傳承來說，卻是個利多。邱經理表示：「其實很難要求MIS去記得他處理過哪些問題，又這個問題到底是怎麼被解決的？所以在知識的傳承上就變得很困難；現在透過資訊需求單，我們就能紀錄所有的問題，還有當初解決的方式，同時還可以計算每個MIS人員處理事件的數量與表現，方便年底的績效評核。」

除此之外，為加強產業研發競爭力，麗清科技的研發部門還委託MIS建置「開案申請單」的電子表單，由於每個專案所涉及的客戶、規格、金額與模具都不盡相同，利用EasyFlow流程管理的彈性，依專案特性搭配不固定的簽核流程，能夠機動且快速地達到內部溝通與權責分工的效果。

「因為在專案開發的過程中會涉及很多部門，甚至有些模具費用非常高，動輒幾百萬，所以包括我們的總經理、技術長、研發、採購或業務等都需要會簽，現在用EasyFlow送簽，誰提出的需求一清二楚，也可以共同承擔責任，最主要的是所有的費用都依開案編號計算至各單位，到時候就可以精確得到專案的成本，全面掌控專案績效。」
 
  》透過EasyFlow將流失的成本抓回來，營運費用明顯下降
邱聖政經理最後表示，導入ERP及EasyFlow後，才知道企業日常運作時，有很多成本是在不知不覺中流失掉的：「你如果沒有系統工具協助，是沒辦法發現這些流失的成本的，但是透過ERP跟EasyFlow的整合，任何公司一點一滴、再細小的成本，都可以發現它是在那邊消耗掉的，繼而找到問題的關鍵，在改善的過程中，就能明顯地感受到，費用的成本一直在下降。這也是我覺得這次資訊系統導入所得到最大的好處！」

繼TIPTOP ERP與EasyFlow的成功案例後，麗清科技未來則計劃導入鼎新V-Point商業智慧，希望能將資訊系統蒐集而來的營運資訊，彙總成有分析效益的報表，協助提升高階主管決策品質。
 
  》鼎新 EasyFlow流程管理系統特色：
EasyFlow 是全國唯一歷經四年數百家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。企業部工作流程，透過EasyFlow流程引擎加速傳遞，突破時空限制，有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。

更多產品訊息請至：http://www.dsc.com.tw/product/EasyFlow/Default.asp

感謝麗清科技資訊部邱聖政經理及劉正偉先生接受鼎新電腦採訪，右為鼎新電腦BPM事業部顧問蔡慧君小姐。


關鍵字：成功案例、電子表單(EasyFlow)、進銷存管理、財務管理、主管資訊系統(EIS)
 
 

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