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   EasyFlow電子流程管理系統
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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│益森彩藝以鼎新WorkFlow ERP與EasyFlow全面改造流程管理，蛻變升級再創傳產新活力
  》益森彩藝簡介
益森彩藝公司成立於民國七十一年(1982)，目前是台灣最優秀的軟性包裝材料製造與銷售廠商之一。多年來益森公司不斷的追求更高品質、更佳服務、更創新技術、與永續的經營精神立足台灣放眼世界。

益森公司為確保最終客戶需求的滿意，藉由嚴選包裝原料開始，營業員專心與貼心的服務、產品加工流程的控管、設備的更新汰換、員工教育訓練落實、5S規範的嚴謹執行，這些在在都是以客戶滿意為最終導向依歸。

民國九十四年五月，為擴大經營層面與滿足客戶需求，益森遷廠於中壢市吉林路廠址，並進行廠房擴建與更新工程，新機器設備也同步進行添購，直至目前益森公司著實已經邁向一流凹版印刷大廠之林。這些都代表益森公司經營團隊的用心與努力，經營者與員工理念最佳默契的實現。

更多訊息請見：http://www.egi.com.tw/
 
  》導入緣起
益森彩藝企業歷史悠久、產品品質持續受到社會大眾的肯定，二十餘年來，內部經營管理都延用一套DOS版本的進銷存軟體，但隨著市場需求與反應門檻越益升高，就算是傳統製造業也必須打造出更快、更準確的數位神經系統，以速化組織運作；數年前益森開始尋求相關資源供應廠商，欲導入適合本身體質之ERP及相關管理產品，經歷兩度不甚成功的輔導經驗後，一直到管理部副總經理 顏國章先生接手了此艱鉅的任務，才為益森的e化帶來了轉機。

顏副總之前服務的單位所使用的ERP為國外大廠品牌，即使如此，他仍然覺得低風險與規模適中才是評選的重點，審慎考量多方面的資源與成本因素，最後由鼎新WorkFlow ERP雀屏中選；益森為提升整體e化效益，更選擇聯合輔導模式，一次購入鼎新EasyFlow流程管理系統與EIS主管資訊系統，而隨後也將繼續接受M化與CRM專案的洗禮，為益森彩藝的資訊化帶來徹頭徹尾的全新氣象。

在系統導入的過程中，最艱困的其實不是熟悉操作介面或軟體應用，反而是企業內部流程的大改造，顏副總表示，一開始的跨部門協調、流程重新檢討與權責歸屬，幾乎就花了半年的時間：「無論是管理部、生產部、營業部甚至是品保，這是一個需要整合跨部門的大工程，所以所有的流程都必須再重新的檢視過，檢討是否有任何不順暢的地方，就好比是對企業上下所做的一個總體檢，藉此發現部門間彼此的衝突，做好權責歸屬，這也是為什麼要花那麼多時間在溝通協調上。」

也正因為益森彩藝管理部事先為各組織規劃了鉅細靡遺的流程藍圖，在ERP的推行上可謂是順水推舟、駕輕就熟，2009年一月開始試run，新舊兩套帳並行三個月後，便開始全面更新為鼎新WorkFlow ERP的系統，顏副總笑著說：「ERP做得紮實，流程管理變得更是簡單；換句話說，當組織成功變革，流程也跟著簡化，加上鼎新的顧問對於WorkFlowERP與EasyFlow都非常熟悉，所以EasyFlow只花了一個星期，就順利上線了！」
 
  》時效性、正確性、方便性三效顯著，將人力成本轉化為更多人力資源
比較起之前舊系統所能提供的有限功能，WorkFlow ERP加上EasyFlow所帶來的效益，可以說更全面以及自動化了，在人事成本上，除了免去一堆人做同件事的重工外，顏副總還將流程管理自動化的好處歸類為以下三項：

一、時效性
舊版DOS系統在時效上無法掌握，像流程現在跑到哪邊？什麼時候可以跑完，都要靠人工去查、去催，嚴重時甚至會影響到生產面或銷售面的競爭力。導入EasyFlow後，除了所有簽核都透明可見，查詢方便外，作業上也不會因為「人」的因素而影響速度，可讓相關人員都掌握整體狀況。

二、正確性
紙本簽呈最為人垢病的，便是人工判斷所跟隨來的錯誤，例如簽核的金額，一不小心就會誤簽到不對的層級，加上資訊不夠通達，就算數字有錯都很難抓得出來；現在全部利用系統自動辨別、免去人為的疏失外，在權責的規範與時程上也有明文的規定，能讓企業管理更上軌道。

三、方便性
企業同仁最能體會到的好處，應該就是電子表單的方便性，以前跨部門間的表單，光是跑不同的辦公室，就可能要跑好幾天，現在就算是回到家中都可以利用外部網路連到EasyFlow作簽核，對於常出差的主管就更是友善了；顏副總說：「以前出差一回來，桌上就是厚厚一疊紙本，不知道要簽多久才簽得完，現在就算人在國外，都可以隨時顧到國內的簽呈，真的很方便！」

就因為在時效、正確與方便性都較以往大大進步，舊時結帳日，會計往往要加班到十點才做得完，現在幾乎都沒人加班了！未來若連人事出缺勤都一併上線，將可節省更多人力。益森彩藝管理部組長 胡修仁先生就表示，導入這些系統並不是要搶同仁們的工作，而是希望把人力成本轉化為人力資源，為企業規劃更有意義的發展策略，全面提升整體競爭力。
 
  》資訊傳遞速度大躍進，全方位拉抬作業效率
除了在各部門間扮演溝通協調的領導角色外，顏國章副總對本專案所付出的精力與時間也是無人能及，之前偶有同仁到他辦公室抱怨系統更換所帶來的不適應，但他總是加班的比別人更晚、學得比其他人更深入，還親上生產線教導同仁如何使用系統，也正因為有這樣的表率，沒有人能有藉口失敗。

EasyFlow順利上線後，顏副總為使組織間的反應更為迅速，進一步要求電子表單的任何一關、在一小時內一定要簽核完畢；他表示，有了系統的輔助，人的表現就應該更加優越，就算是出差、會議或請假，都可請代理人協助簽核，也正因為他對於公司同仁的嚴格要求，在系統上線短短的幾個月內，就可看到效率的大幅成長，諸如：

結帳速度提升
成本會計本來要到每月十幾號或月中才看得到，現在五號就可以結帳。

領退料、隨時可查庫存
系統可精準查詢庫存是否正確，進行即時存貨控管，請購時不怕買不夠或買太多，或造成存貨的損失。

工單與製令等制式表單的提速
由於益森的工單要另外附上損耗率來規劃領料數量，以往都依靠人工計算，現在系統會自動根據產量提供數字；由顏副總親自詢問使用者的結果得知，更換系統後，現在開一張製令可省十分鐘，一個月平均五百張則等於可省下十個工作天，幾乎不再需要加班。
 
  》表單電子化使查詢稽核更有依據，權責歸屬眼見為憑
現今益森彩藝的e化已經為組織帶來全自動的流程管理，其中跟管理部最密切的，又以請修單為最大宗，諸如安裝軟體或設備故障等事由，都必須經由請修單通報相關單位，以前大多是口頭描述問題，溝通常有誤會，紙本單據還會有遺失或傳遞時間拖太長的狀況發生，現在任何人都可以上網查詢請修單跑到哪個流程，也不會再看到有人請長官過來個別施壓的情況。另外就是屬性類似的請購單，也是隨上隨查，稽核不再有盲點，權責歸屬也一清二楚了。
 
  》流程改造是一場好還要更好的革命
鼎新電腦BPM事業部翁茂聯經理認為，流程管理的成功沒有終點，隨著企業的成長與環境變化，流程必需更貼近實務上的脈動，就像一件衣服，隨著不同的規模即時修改，才能合身適時宜；益森彩藝擁有對的「領導」加上對的「產品」，造就了短時間內令人驚嘆的效益，未來更因為這樣的好基礎，可以在各方面取得起跑點的優勢，鼎新將持續站在輔助的角色，提供更好的e化顧問諮詢，讓益森彩藝得以永續創新，為客戶呈現最佳之服務與品質！
 
  》鼎新 EasyFlow流程管理系統特色：
EasyFlow 是全國唯一歷經四年數百家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。企業部工作流程，透過EasyFlow流程引擎加速傳遞，突破時空限制，有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。

更多產品訊息請至：http://www.dsc.com.tw/product/EasyFlow/Default.asp
 
 
感謝益森彩藝管理部顏國章副總經理(右)及胡修仁組長(左)接受鼎新電腦採訪，中為鼎新電腦BPM事業部翁茂聯經理。
 
 

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