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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│EasyFlow案例分享-群豐科技
  》群豐科技簡介
群豐科技成立於2006年3月，憑藉著獨步業界的專利製程切入Nand-Flash相關產品之SIP ( System In Package )封裝產業，迅速在成立六個月後即達到損益平衡目標，並以驚人的速度持續成長；未來除了專注於Nand-Flash高附加價值產品的高階封裝製程之外，更在新年度切入了GPS/Bluetooth/Wi-Fi等無線通訊模組的設計及代工領域，為半導體封測領域的明日之星。

更多訊息請見：http://www.aptostech.com/
 
  》導入緣起
面對客戶所堅持的高品質產品、與競爭廠商咄咄逼人的攻勢，電子製造產業如何在一片殺紅眼的戰場上拔得頭籌，首要是在嚴格的權限管控下，提升文件共享與訊息溝通的效率。

由於產品需求來自於不同的客戶，所以每個客戶所要求的規格都不一樣，為了將這些外來文件歸檔並加以控管，加上ISO各階的表單有助於滿足客戶遴選廠商的條件，所以文管系統的導入絕對是勢在必行；另外在流程管理的部分，群豐為避免人為疏失，解決流程透明化、無紙化的問題，同時提升工作效率、保持溝通管道通暢無礙，故在ISO文管系統上線後，緊接著要馬上展開Flow的專案。
 
  》Why 鼎新EasyFlow
群豐科技在創立之初就深知資訊管理優化的重要性，決定在員工人數僅數十人時便導入鼎新TIPTOP GP ERP，為的是希望從一開始就貫徹良好的e化管理模式，免除一般系統所經歷的冗長磨合期，而這方面的優勢也在群豐資訊部副理 林志鴻先生的見證下得到正面的回應：「當初會選擇EasyFlow.NET做為公司的流程與ISO文管系統，最主要也是因為TIPTOP的成功經驗：我們於2006年6月開始導入，8月就順利上線，跟著馬上便開始量產，因為公司新、組織簡單，很多溝通上的問題都很好解決，也不必大幅調整系統既有的架構。」林副理表示，EasyFlow.NET中選的另外一個因素，就是群豐為即將導入的BPM系統設立了五個門檻，分別是：
 必須是可以解決User問題。
 必須是可以減輕IT和User的Loading。
 必須是可以提升各部門的工作效率。
 必須是可以由IT自行做相當程度的客製開發。
 必須是可以將投資系統成本的效益最大化。

「市面上光是flow產品選擇就非常多，但群豐的ERP系統是採用鼎新TIPTOP，在與ERP整合的部分，無形中就減少了很多IT的負擔，但我們選擇EasyFlow.NET最大的原因，還是因為EasyFlow.NET是一個利於IT在上面開發表單的平台，最後也是符合以上全部條件的唯一產品。」林副理說。
 
  》導入EasyFlow .Net Beta版本，揮汗耕耘，與鼎新共同採收甜蜜果實
由於群豐是EasyFlow .Net的第一位客戶，出貨時還是Beta版本，無論是對群豐或是鼎新而言，都是一項全新的挑戰，初版雖在操作流暢度與程式bug上難免有不盡周全之處，但經過鼎新顧問及客服主管反覆討論及測試後，甚至派遣鼎新客服及產品中心工程師直接駐廠，做到一發現異常就馬上解決，陸續將問題清單上的項目一一移除，系統終於在2008 2Q時達到穩定狀態，群豐科技也順勢成了EasyFlow.NET最重要的品管守門人。

雖然Beta版本需要花費兩造較多的溝通時間，但正因如此，鼎新也可針對群豐所有的需求，貼身打造產品功能；像群豐的文管人員原本要將word檔案手動轉成pdf，後來將此問題反映給鼎新團隊，現在只要原始檔一進來，系統就會自動產生pdf的發佈檔，免除了下載、轉檔、再上傳的繁瑣步驟，也因為群豐不斷要求更快更好的管理品質，讓鼎新其它的客戶也同樣可享受到這樣的便利。
 
  》以PDF Viewer加強文件權限管控，客戶的建言是鼎新邁向卓越的動力
為確保文件不會外流，又能藉由網際網路快速傳遞溝通資訊，群豐科技同仁的每一台電腦，都要安裝鼎新特殊加密的PDF Viewer，初期要請IT人員一台一台慢慢安裝，版本更新時卻無法即時通知，造成使用者不少怨言；就因為聽到這樣的聲音，鼎新後來讓系統可以自動派送新版的PDF Viewer，同時間移除舊版並更新兩百多台電腦，回憶起當時的痛處，林副理說：「以前光要進廠區更新電腦，還要更換防塵衣，進進出出非常不方便，User又不可能隨便就把電腦交給我們處理，所以後來這樣的解決方案真的大大減少我們的loading。」

鼎新電腦BPM事業部 翁茂聯經理補充說道：「通常產品中心的工程師很難體會客戶有多需要這樣的功能，可能認為裝個軟體不是什麼大不了的事，但經由群豐科技務實且具體的建議，我們向產品單位強力爭取這樣的改進，得到公司的全力支持，順利產出。在此也要特別感謝林副理與許處長的耐心體諒，EasyFlow.NET才有今日如此的收成，能遇到群豐這樣的客戶，真的是鼎新的福氣！」
 
  》EasyFlow大幅減少文管人力，所有流程透明完善，查詢簽核更有效率
除了減少了紙本文件的浪費，ISO文管系統為群豐帶來的效益更是不勝枚舉；由於紙本的ISO文件在版本更新時，要將舊版的一併收回、清點並銷毀，還要確定發佈的新版數量是否與舊版相符，光是在蒐集與核算的人力花費上就很可觀；而且一個一個員工去發佈通知，有的快有的慢，還沒收到新版本的人，就會依照舊版的來做，如果是這樣的情況，可能整批生產出來的物料，除了浪費的金錢不說，爾後延伸的管理成本，情況會變得很混亂。現在導入系統後，不但將這些工作全部自動化，還可以查詢版本變更的歷程，以及修改的History，有效地將企業知識傳承下來。

另外就是簽核的部分，不再會因為紙本的傳遞發生遺失或延誤，逾時也會自動通知，而且能避免DCC發生互砍目錄或誤拉目錄等情況，因為這些動作都會在簽核認可後才進行。當沒有權限的員工申請調閱時，也能以簽核的方式開放某些特定的文件，備份上也不需要動用到IT的人力，因為系統都會自動將檔案存入database；一切都變得更簡單、更有效率。
 
  》滿足不同客戶的規格需求，群豐科技藉ISO文管系統提高市場競爭力
最為林副理津津樂道的是，有些OEM客戶來廠區Audit，會請管理單位直接在EasyFlow.NET系統中查閱產品圖面，像是Wire Bonder或Die Bonder，可見EasyFlow.NET除了將規格集中管理以外，加以應用，更能彰顯文管中KM或PDM的效益，讓客戶不必再紙本上一頁一頁慢慢翻找，直接以系統查詢即可。
 
  》EasyFlow流程管理面的規劃
有鑑於ISO文管系統現已順利運行，接下來群豐科技將全力推動流程管理的優化，林副理在接受採訪時表示：「群豐在導入EasyFlow時本來就規畫了三大塊，分別是解決ISO及DCC的文件管理、與ERP表單的整合，還有公司內部電子表單，內部表單這部分，我們已經著手跟HR的系統整合，以後還會陸續加入名片申請單、內部課程報名、福委旅遊調查、用印申請單等等。至於ERP整合，已經有初步的技轉了，像AP、PR、PO等表單，群豐先準備好簽核權限表，並告知鼎新顧問我們想以哪幾張表單做為範本、有什麼特殊科目要判斷的，經過他一天的設定下來，結果沒有任何問題，送單也都成功，已經有個良好的開始。」

訪問最後，鼎新電腦翁茂聯經理表達對群豐全體同仁的萬分感謝：「一路走來，EasyFlow.NET從Beta版到成熟，最要感謝的就是許處長與林志鴻副理的支持與協助，所以鼎新也不斷努力回饋給群豐，以達成使用者滿意的高標準；未來在電子表單這部分還有更多合作的機會，鼎新將全力支援群豐在產品與服務上的需求！」
 
  》鼎新 EasyFlow流程管理系統特色：
EasyFlow是全國唯一歷經10年數千家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。新版EasyFlow.NET企業流程管理系統傳承所有客戶經驗，透過新版EasyFlow.NET流程引擎加速傳遞，突破時空限制，更有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow.NET為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。
 

感謝群豐科技資訊管理部 林志鴻副理接受鼎新電腦採訪，右為鼎新電腦 BPM事業部翁茂聯經理。


 關鍵字： 成功案例、PDM、電子表單(EasyFlow)、財務管理、進銷存管理
 
 

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