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   EasyFlow電子流程管理系統
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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│EasyFlow案例分享-群豐科技
  》群豐科技簡介
群豐科技成立於2006年3月,憑藉著獨步業界的專利製程切入Nand-Flash相關產品之SIP ( System In Package )封裝產業,迅速在成立六個月後即達到損益平衡目標,並以驚人的速度持續成長;未來除了專注於Nand-Flash高附加價值產品的高階封裝製程之外,更在新年度切入了GPS/Bluetooth/Wi-Fi等無線通訊模組的設計及代工領域,為半導體封測領域的明日之星。

更多訊息請見:http://www.aptostech.com/
 
  》導入緣起
面對客戶所堅持的高品質產品、與競爭廠商咄咄逼人的攻勢,電子製造產業如何在一片殺紅眼的戰場上拔得頭籌,首要是在嚴格的權限管控下,提升文件共享與訊息溝通的效率。

由於產品需求來自於不同的客戶,所以每個客戶所要求的規格都不一樣,為了將這些外來文件歸檔並加以控管,加上ISO各階的表單有助於滿足客戶遴選廠商的條件,所以文管系統的導入絕對是勢在必行;另外在流程管理的部分,群豐為避免人為疏失,解決流程透明化、無紙化的問題,同時提升工作效率、保持溝通管道通暢無礙,故在ISO文管系統上線後,緊接著要馬上展開Flow的專案。
 
  》Why 鼎新EasyFlow
群豐科技在創立之初就深知資訊管理優化的重要性,決定在員工人數僅數十人時便導入鼎新TIPTOP GP ERP,為的是希望從一開始就貫徹良好的e化管理模式,免除一般系統所經歷的冗長磨合期,而這方面的優勢也在群豐資訊部副理 林志鴻先生的見證下得到正面的回應:「當初會選擇EasyFlow.NET做為公司的流程與ISO文管系統,最主要也是因為TIPTOP的成功經驗:我們於2006年6月開始導入,8月就順利上線,跟著馬上便開始量產,因為公司新、組織簡單,很多溝通上的問題都很好解決,也不必大幅調整系統既有的架構。」林副理表示,EasyFlow.NET中選的另外一個因素,就是群豐為即將導入的BPM系統設立了五個門檻,分別是:
 必須是可以解決User問題。
 必須是可以減輕IT和User的Loading。
 必須是可以提升各部門的工作效率。
 必須是可以由IT自行做相當程度的客製開發。
 必須是可以將投資系統成本的效益最大化。

「市面上光是flow產品選擇就非常多,但群豐的ERP系統是採用鼎新TIPTOP,在與ERP整合的部分,無形中就減少了很多IT的負擔,但我們選擇EasyFlow.NET最大的原因,還是因為EasyFlow.NET是一個利於IT在上面開發表單的平台,最後也是符合以上全部條件的唯一產品。」林副理說。
 
  》導入EasyFlow .Net Beta版本,揮汗耕耘,與鼎新共同採收甜蜜果實
由於群豐是EasyFlow .Net的第一位客戶,出貨時還是Beta版本,無論是對群豐或是鼎新而言,都是一項全新的挑戰,初版雖在操作流暢度與程式bug上難免有不盡周全之處,但經過鼎新顧問及客服主管反覆討論及測試後,甚至派遣鼎新客服及產品中心工程師直接駐廠,做到一發現異常就馬上解決,陸續將問題清單上的項目一一移除,系統終於在2008 2Q時達到穩定狀態,群豐科技也順勢成了EasyFlow.NET最重要的品管守門人。

雖然Beta版本需要花費兩造較多的溝通時間,但正因如此,鼎新也可針對群豐所有的需求,貼身打造產品功能;像群豐的文管人員原本要將word檔案手動轉成pdf,後來將此問題反映給鼎新團隊,現在只要原始檔一進來,系統就會自動產生pdf的發佈檔,免除了下載、轉檔、再上傳的繁瑣步驟,也因為群豐不斷要求更快更好的管理品質,讓鼎新其它的客戶也同樣可享受到這樣的便利。
 
  》以PDF Viewer加強文件權限管控,客戶的建言是鼎新邁向卓越的動力
為確保文件不會外流,又能藉由網際網路快速傳遞溝通資訊,群豐科技同仁的每一台電腦,都要安裝鼎新特殊加密的PDF Viewer,初期要請IT人員一台一台慢慢安裝,版本更新時卻無法即時通知,造成使用者不少怨言;就因為聽到這樣的聲音,鼎新後來讓系統可以自動派送新版的PDF Viewer,同時間移除舊版並更新兩百多台電腦,回憶起當時的痛處,林副理說:「以前光要進廠區更新電腦,還要更換防塵衣,進進出出非常不方便,User又不可能隨便就把電腦交給我們處理,所以後來這樣的解決方案真的大大減少我們的loading。」

鼎新電腦BPM事業部 翁茂聯經理補充說道:「通常產品中心的工程師很難體會客戶有多需要這樣的功能,可能認為裝個軟體不是什麼大不了的事,但經由群豐科技務實且具體的建議,我們向產品單位強力爭取這樣的改進,得到公司的全力支持,順利產出。在此也要特別感謝林副理與許處長的耐心體諒,EasyFlow.NET才有今日如此的收成,能遇到群豐這樣的客戶,真的是鼎新的福氣!」
 
  》EasyFlow大幅減少文管人力,所有流程透明完善,查詢簽核更有效率
除了減少了紙本文件的浪費,ISO文管系統為群豐帶來的效益更是不勝枚舉;由於紙本的ISO文件在版本更新時,要將舊版的一併收回、清點並銷毀,還要確定發佈的新版數量是否與舊版相符,光是在蒐集與核算的人力花費上就很可觀;而且一個一個員工去發佈通知,有的快有的慢,還沒收到新版本的人,就會依照舊版的來做,如果是這樣的情況,可能整批生產出來的物料,除了浪費的金錢不說,爾後延伸的管理成本,情況會變得很混亂。現在導入系統後,不但將這些工作全部自動化,還可以查詢版本變更的歷程,以及修改的History,有效地將企業知識傳承下來。

另外就是簽核的部分,不再會因為紙本的傳遞發生遺失或延誤,逾時也會自動通知,而且能避免DCC發生互砍目錄或誤拉目錄等情況,因為這些動作都會在簽核認可後才進行。當沒有權限的員工申請調閱時,也能以簽核的方式開放某些特定的文件,備份上也不需要動用到IT的人力,因為系統都會自動將檔案存入database;一切都變得更簡單、更有效率。
 
  》滿足不同客戶的規格需求,群豐科技藉ISO文管系統提高市場競爭力
最為林副理津津樂道的是,有些OEM客戶來廠區Audit,會請管理單位直接在EasyFlow.NET系統中查閱產品圖面,像是Wire Bonder或Die Bonder,可見EasyFlow.NET除了將規格集中管理以外,加以應用,更能彰顯文管中KM或PDM的效益,讓客戶不必再紙本上一頁一頁慢慢翻找,直接以系統查詢即可。
 
  》EasyFlow流程管理面的規劃
有鑑於ISO文管系統現已順利運行,接下來群豐科技將全力推動流程管理的優化,林副理在接受採訪時表示:「群豐在導入EasyFlow時本來就規畫了三大塊,分別是解決ISO及DCC的文件管理、與ERP表單的整合,還有公司內部電子表單,內部表單這部分,我們已經著手跟HR的系統整合,以後還會陸續加入名片申請單、內部課程報名、福委旅遊調查、用印申請單等等。至於ERP整合,已經有初步的技轉了,像AP、PR、PO等表單,群豐先準備好簽核權限表,並告知鼎新顧問我們想以哪幾張表單做為範本、有什麼特殊科目要判斷的,經過他一天的設定下來,結果沒有任何問題,送單也都成功,已經有個良好的開始。」

訪問最後,鼎新電腦翁茂聯經理表達對群豐全體同仁的萬分感謝:「一路走來,EasyFlow.NET從Beta版到成熟,最要感謝的就是許處長與林志鴻副理的支持與協助,所以鼎新也不斷努力回饋給群豐,以達成使用者滿意的高標準;未來在電子表單這部分還有更多合作的機會,鼎新將全力支援群豐在產品與服務上的需求!」
 
  》鼎新 EasyFlow流程管理系統特色:
EasyFlow是全國唯一歷經10年數千家客戶淬煉,通過數萬名企業使用者的壓力測試,完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。新版EasyFlow.NET企業流程管理系統傳承所有客戶經驗,透過新版EasyFlow.NET流程引擎加速傳遞,突破時空限制,更有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow.NET為完整的Web-based系統,透過Internet連線即時處理,徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制,大幅提高流程效率,有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。
 

感謝群豐科技資訊管理部 林志鴻副理接受鼎新電腦採訪,右為鼎新電腦 BPM事業部翁茂聯經理。

 
 

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