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EasyFlow 電子流程管理系統
 
│台灣嘉碩整合TIPTOP GP與EasyFlow流程管理系統，提升決策速度與品質
  》台灣嘉碩簡介
台灣嘉碩科技股份有限公司成立於1997年10月，主要技術團隊來自於摩扥羅拉電子通訊零件事業部，為國內主要兼具開發與生產表面聲波(SAW: Surface Acoustic Wave)濾波器及共振器等頻率控制元件的廠商，並為國外客戶提供表面聲波(SAW)相關的壓電晶片設計與代工服務。

為提供客戶完整而全面的頻率元件對策及提升企業之核心競爭力，台灣嘉碩於2001年擴充體波(BAW :Bulk acoustic wave)頻率元件與模組生產，其產品線更涵蓋石英共振器(Crystal)、石英濾波器( Crystal filter)、石英振盪器(Crystal oscillator)、壓控振盪器度(VCO)、溫度補償壓控振盪器度(VCTCXO)。此外，因應亞洲地區通訊市場蓬勃發展，台灣嘉碩於2003年進一步於中國大陸華東地區設立生產基地，擴充產品產能，擴大服務客戶之供應體系。

更多訊息請見：http://www.taisaw.com
 
  》導入緣起
台灣嘉碩為鼎新TIPTOP ERP老客，從去年升級為TIPTOP GP版本，為使ERP之運作流程更通透、反應更即時，故選擇同時導入鼎新EasyFlow.NET流程管理系統，除了優化ERP的簽核作業外，更希望達成無紙化及無時空限制的行動簽核管理。

台灣嘉碩資訊室副理 黃宗武先生表示，以前用紙本作簽核時，常會遇到文件遺失的情形，若因此造成請購與採購流程的耽擱，物料可能就會跟著延誤，影響到出貨的時間，為改善人為缺失、讓內部的溝通更透明，電子簽核的導入是勢在必行。
 
  》網際網路上線簽核，主管出差不再是管理的隔閡
兩岸三地的經營模式，一直是台灣企業在IT管理上最大的挑戰，由其是當人員出差時，一切的管理流程都會因時間與距離而停擺，EasyFlow.NET這時可扮演跨區域間的橋樑角色，讓任何工作都可以不受到限制，甚至二十四小時運作。

「當初我們對Flow產品的期望，就是能夠達到任何時間點的管理，因為我們導入前就想過一個問題，希望將來簽核可以發展到PDA或手機上。」黃副理說：「以前主管出差，靠的是紙本的簽呈，就很容易delay到公司的流程，現在使用電子表單，在任何地方都可以簽核，管理就更即時了。」正因為重視台灣嘉碩的需求，鼎新電腦已於今年三月份開始測試MPL行動簽核系統，相信不久的將來即可滿足有這方面規劃的客戶。
 
  》大數法則化解Flow導入的困難點，流程管理使企業運作邁向標準化
正如其他新導入系統的專案，原本使用紙本簽核的台灣嘉碩，在EasyFlow.NET專案剛展開時，也遇到使用者不小的反彈，主要的原因就是「例外」，如果在流程中遇到不同於往常的事件時，員工就會以此「例外」來反對電子簽核的設定，台灣嘉碩在這方面的成功經驗便是「大數法則」。

「只要大部份的流程都這樣走，我們就這樣走！以大數法則來淡化這些例外，最後就能得到一個Final的標準流程。」黃副理認為，這樣的管理流程讓公司內部行事較為順暢，大家也有遵循的依據，可將企業良好的管理風格延續下去，就算人員或組織有異動，也不會影響到公司的正常運作。
 
  》附件電子化的變革，讓所有歷史資訊都化為決策智慧
台灣嘉碩流程改造要面對的另一個挑戰，就是電子化附件的變革，由於以前讓主管審核簽呈時，必須附上非常多的附件，光是採購可能就要將好幾家廠商的報價單，與簽呈一起，訂成厚厚的一疊；當流程全部改跑電子表單後，這些紙本的資料都要改為電子附件，剛開始的確為使用者添了不少麻煩，多了像是掃瞄成電子檔之類的額外工作。

黃副理表示，現在台灣嘉碩為方便電子附件的產生，只要將紙本放入掃瞄器中，輸入分機號碼，電子檔就會自動寄到使用者的email信箱，省了很多工，所以大家也漸漸接受這樣的作法，最主要的，附件變成電子檔後，可方便對歷史資料的查詢：「光是附件省下來的紙，就不知道有多少！鼎新現在也幫我們在ERP中加入附件備註的欄位，讓主管在簽核時可以知道有哪些附件要看；最重要的是可以查詢歷史資料，使決策的品質日益精進。」
 
  》隨時可查流程進度，Key單只要維護一次，減少人力成本
將EasyFlow.NET與TIPTOP GP整合之後，最大的效益就是人工只要key單一次，無論流程跑到哪裡，在Flow或ERP中都查得到送簽狀況為何，講到明顯的效益點，黃副理舉了一個實際的例子：「其實這波金融風暴，只影響到我們一到兩成的業績，可是因為人事的調動，採購人員由原本的四位變成兩位，倉儲也少了兩個人，但經由EasyFlow.NET系統的輔助，仍然可以正常出貨，還能做到人員正常上下班，這點可看出我們導入BPM已經節省了多少人力。」
 
  》未來規劃
台灣嘉碩下個月將開始EasyFlow.NET整合HR系統之輔導專案，未來會有更多內部流程的表單產出，以後無論是出缺勤、加班、班表排定或是薪資計算，都可以藉由系統中的資料進行自動化管理。

而鼎新CRM客戶關係管理系統已於今年三月一日上線，台灣嘉碩在報價單的部份也會整合EasyFlow.NET簽核，簽核通過後，報價資料會自動跑進TIPTOP GP中；鼎新電腦BPM事業群顧問師黃子豪解釋：「報價單是在CRM打還是ERP裡打比較合理？報價其實有很多歷程資料應該被記錄，所以這部份應該要放在CRM中供往後決策參考，而已經核准的報價，才應該寫到ERP裡面，將來在CRM中就可得到潛客的資料，也可以去檢討為何當初這樣的報價卻沒有成交的原因。」
 
  》鼎新 EasyFlow.NET流程管理系統特色
EasyFlow是全國唯一歷經10年數千家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。新版EasyFlow.NET企業流程管理系統傳承所有客戶經驗，透過新版EasyFlow.NET流程引擎加速傳遞，突破時空限制，更有效提昇企業內部的訊息溝通效率。EasyFlow.NET為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。

更多產品訊息請至：http://www.dsc.com.tw/product/EasyFlow/Default.asp
 
 
感謝台灣嘉碩資訊室 黃宗武副理接受鼎新電腦採訪，右為鼎新電腦 BPM事業部顧問師黃子豪
 
 

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