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EIS 主管資訊系統
 
│視霸EIS成功案例
  》公司簡介
視霸光學獨家代理優你康隱形眼鏡之批發、零售及買賣業務，擁有價格競爭優勢，旗下品牌有Unicon、黛安娜、歐瑪視等，主要銷售通路為連鎖眼鏡店，例如寶島、年青人、得恩堂…等通路，全省經銷商將近2000家，透過網路廣告、平面廣告、促銷及試戴活動提昇營業額，並設計多元的銷售模式，讓各區業務勤跑店家，未來希望擴大通路平台、整合上下游供應鏈產業，往上市櫃目標邁進。
 
  》導入源起：過去資料整合困難，耗費大量時間人工彙整
隱形眼鏡的競爭是非常激烈的，尤其是在各大廠牌間要能爭得一席之地，對於視霸是一大挑戰。因此對於各經銷商的銷售狀況如何掌握得宜，一直是視霸在銷售分析的重點。而隱形眼鏡分為拋棄式/長戴式、不同弧度、不同度數、不同角膜顏色，這些分類組合出的品項超過有2、3萬筆，再加上銷售分析除了要以產品系列外，尚要再加上以區域、業務、通路型態、分類等角度統計；在以往視霸需要由舊ERP系統取得資訊，又要同步取得舊版DOS進銷存資料，才能得到必要的銷售分析，每個月在取得這些資訊需要15個工作天，除了耗費時間外，資訊的及時性也是一大隱憂。
此外，視霸從出貨、派送到帳務的資料維護在不同系統，又需配合不同客戶的不同結帳方式，因此帳務處理繁瑣，應收帳款不易追踨。每個月均需仰賴EXCEL彙整，人工勾稽等需花17個工作天。
上述狀況一直困擾視霸，再加上舊DOS系統有百年序問題，因此決定加快企業E化腳步，希望藉由新系統導入，簡化人力重工作業。
 
  》快速e化，透過EIS快速整合資料
視霸在短短四個月就讓ERP及EIS同步上線，能夠這麼快就能成功上線，全賴主管全程主導專案進度且全力支持，要求快速看到成果；所有專案小組成員也不遺餘力，在工作之餘仍撥大量時間練習及思考如何讓系統使用更順暢，有問題隨即尋求顧問及客服協助。財務劉小姐表示：「導入ERP系統，過程雖然辛苦，但只要想到所需要的管理報表都能用EIS設計並彙整，就覺得一切的辛苦都是值得的。EIS不僅操作介面易學，經由系統顧問師指導導入，更能達成需求，並且展現效益。」
過去因為報表均為人工製作，只能在月中或是更晚的時間才能掌握各區銷售分析，現在可以隨時掌握公司的即時資訊，比預期中的還有效率。相較於未導入前，省下了至少32人/天的時間，以1天1000元換算，每個月省下$32,000，一年省下近40萬元。除了省下人工彙整的時間，最重要的是因為掌握各區的銷售及庫存，可以快速的進行銷售策略的調整，使得促銷方案可以帶來更大的效益為公司帶來更大的營收。
 
  》EIS活用各種分析角度讓銷售資訊更活絡
過去報表只能產出明細資料，若要作到分類或篩選，必須要動用到 Excel 及大量的人工，此次EIS所帶來的效益如下:
1. 銷售統計報表需以產品系列、區域、業務、通路型態、分類等做統計，過去無法直接由系統產生，現在除了各部門的基本的管理報表外，可由區域銷售分析展至業務，甚至往下展至店家、品牌、產品系列、產品等，隨意變換不同角度，即時掌握現況。
2. 隨著產品競爭白熱化，各家商品紛紛推出各種促銷方案，視霸亦需提出因應方案。現在主管可以依據各產品的銷售狀況，按月評估促銷方案的成效，了解客戶的接受程度，哪個銷售方案符合客戶需求，適時調整銷售策略。
3. 業務認為有潛力或是店家自行要求寄庫試賣，就會進行寄庫試賣，當銷售沒有達到寄庫數量的20%以上，就會收回寄庫的庫存。過去店家的寄庫管理，往往不知寄庫的時間到了沒？寄庫數量、銷售數量有多少？寄庫的週轉率、成本、所屬業務…等寄庫狀況，因此無法有效評估該店家的寄庫銷售策略是否要繼續採行，為掌握各店家各業務應有的寄庫庫存水位，透過系統及時呈現目前各款隱形眼鏡的寄庫狀況、以及過去的銷售業績，讓庫存的水位管理更有效率！
4. 銷售是重點，而收款更是公司資金活絡的要項，視霸每逢月底，業務會依該月營業額扣掉銷退額後，向客戶收取款項。過去未收款管理是用EXCEL人工管理，容易出錯，曠日費時，造成會計部門無形的壓力，隨著系統上線，各業務與店家月結收款後，即可擷取即時的未收款報表，提升收款效率。
5. 提供更有效率的獎金發放制度：以前以收款金額來發放獎金，沒有考慮到產品到底是賺還是賠，賠錢也是領一樣的獎金，現在有EIS提供每月業務或產品貢獻度報表，有實際的參考依據，擺脫按照收款金額計算業務獎金的無效率管理。
劉小姐表示：「只要在EIS拉好需要的格式，可定時排程由系統直接發送例行報表給總經理及業務，由之前讓主管等報表改成主動提供所需資訊，讓主管可以有更多時間思考銷售策略。之前因為受限人力時間，無法給不同主管不同資訊，現在可依公司主管所需的格式提供資訊，亦可將各種不同資訊彙整，讓主管一目了然。當初沒想到可以這麼符合人性，EIS是好用又相當重要的得力助手，現在視霸已經到了沒有EIS就不能上班的地步。」
鼎新EIS顧問紀姿吟表示：「視霸光學主管具有彈性靈活的管理思維，專案小組成員配合度高，會思考如何透過EIS加強管理效率，例如透過銷退及報廢拆解分析，掌握各店家各業務的實際報廢狀況，了解是否有片子品質的問題，還是使用者戴不習慣，以降低報廢成本。相信在不斷e化、透明管理下，會加速達成上市櫃的目標，成為深具競爭力的企業。」
 
  》鼎新 V-Point EIS 主管資訊系統特色：
簡單快速地將 ERP 資訊活化為逾百張各式動態管理報表，以簡便的 Web 瀏覽畫面將資訊提供給使用者，還有各式報表圖示，可自定多軸、格式報表製作與分析，全程只需要利用滑鼠拖拉，排行榜、同期比、趨勢等主題都可一一呈現；報表製作容易，可依使用者權限控管報表欄位、限制讀取資料。
功能：即時資訊、簡易製作報表、資訊圖表化
七大模組：銷售 EI S 、財務 EIS 、存貨 EIS 、薪工 EIS 、生產 EIS 、POS EIS、SFT EIS
 
 
照片左起：視霸顧問Eric、鼎新EIS顧問紀姿吟、視霸財會劉姿妤、視霸財會吳明珠
 
 

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