|提昇資訊正確性與即時性 精進台灣奧林巴斯管理效率

OLYMPUS於1987年5月在台灣台北市設立在台辦事處後，便著手調查台灣是否適合作為相機生產及零件採購的據點；雖然OLYMPUS的相機生產據點最後決定設立在香港及深圳，亦體認到台灣之於相機組件採購的重要性，於1989年6月在台北市設立採購零件之現地法人－台灣奧林巴斯股份有限公司(以下簡稱台灣奧林巴斯)。台灣奧林巴斯成立至今已有11年，一開始主要負責採購OLYMPUS產品的零件，協助台灣代理商推展Olympus相機採購業務，台灣相機關係廠商順應時代變遷，陸續將工廠移師至中國大陸等地區，當初以相機零件採購為目的所成立的台灣奧林巴斯採購事業，也由專司相機零件，拓展為負責全公司海外採購活動之重要據點。相機屬於大眾消費性產品，市場競爭變化較大，因此相關業務已逐漸轉移至大陸，台灣從相機零件採購業務調整為100%醫療器材採購生產，如內視鏡、顯微鏡等，銷售交由代理商負責；台灣奧林巴斯內視鏡目前在台灣的市場佔有率超過90%。

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台灣奧林巴斯業務轉由醫療器材採購之後，為了全力輔佐代理商銷售，辦事處也於2008年從台北移轉到台中。本次EIS系統成功案例很榮幸專訪到台灣奧林巴斯協理郭宏州(以下簡稱郭協理)，以及業務管理主任徐淑淇和財務部梁淑蕙；一進辦公室，寶藍色的隔板印上銀灰色的Logo“OLYMPUS”特別地搶眼，整齊、明亮、乾淨讓人連想到的日商公司的企業文化─嚴謹。台灣奧林巴斯是郭協理踏入社會後的第一份工作，憑著一股對日文的熱愛到日本留學，當完兵後隨即到台灣奧林巴斯服務；從台灣奧林巴斯成立至今已有11年，員工人數從原本4人到現在25人的規模。

日本開發系統無法符合台灣會計準則 窒礙難行

　　談到台灣奧林巴斯為何更換舊有的ERP系統，郭協理表示，之前使用的資訊系統是日本總公司專門針對台灣奧林巴斯作業流程所量身規畫、開發的，相當符合同仁使用的需求，唯獨財務系統。由於台灣和日本財務認列方式不一樣，為此曾經同時使用三套不同的財務系統；但礙於資料整合的問題，勢必得先從系統產出資料，再透過人工方式進行財務報表編列。然而，人工處理資料不僅容易出錯，且財務同仁每到月底必須熬夜加班編製報表給日本總公司，浪費許人力與時間成本。

鼎新ERP系統符合十號公報財務會計準則 因應IFRS轉換

　　為了解決多套系統所造成的不便性問題，發揮資訊系統真正效益，台灣奧林巴斯決定導入台灣ERP系統。郭協理指出，當初選擇鼎新的原因很單純，因為鼎新ERP系統符合內稽內控原則和十號公報財務會計準則，且在因應IFRS轉換也有對應的措施。淑淇進一步說明，鼎新ERP系統除了能滿足台灣奧林巴斯所採用先進先出法，相較其他廠商鼎新WF ERP系統符合台灣稅法的完備程度與速度較快。

鼎新EIS系統滿足進階資料分析需求

　　 雖然WorkFlow ERP系統可以自動產出報表，各個功能模組提供豐富完整的數據報表，但對於不熟悉或不常使用ERP系統的人員而言，報表查詢較不容易；加上月報表製作需要從各模組取得數據後，再用Excel進行比較分析。郭協理笑說，以業務管理主任淑淇這樣資深的同仁約需4小時的時間處理報表，但要收齊所有單位報表可能是一個禮拜之後的事情了…。

　　由於台灣奧林巴斯在資料處理與分析上有明確且急迫的需求，除了業務、財務、檢驗部門每月要提供的報表之外，為了讓日本總公司瞭解台灣營運狀況，財務部門淑蕙每月月初也必須提供固定報表給日本總公司。淑蕙進一步說明，對於資料處理與進階分析上都需要人工來處理，例如檢驗部門希望能看到每家廠商交貨和每次交貨的良率與不良率，財務部門希望能取得不良率的佔比或金額等資訊，這些都必須依賴進階分析工具，由於EIS系統能補足與強化ERP系統在資料比較分析上的不足，滿足公司的需求，在得知EIS系統能做即時資料處理後，台灣奧林巴斯決定導入EIS系統。

導入前的溝通協調 有助於系統成功上線

　　淑蕙表示，雖然過去日本開發的系統便利性與彈性較高，但對財務部門而言，因為系統不符合台灣稅法規定和內稽內控制度，造成資訊不正確，且必須進行人工報表編制。郭協理對此也表示，過去系統雖然與實際作業流程相符，但對財務單位而言是非常複雜且不符合需求；且當時同時使用多套系統，然而所有的作業流程應該是要相互連貫串連，如此系統才能發揮應有的效益。淑蕙接著指出，同仁在系統導入初期較難接受新系統，一是與過去使用的習慣不一樣，如操作方式、系統資料更改的順序，以及日本與台灣會計年度不同等；二是不清楚公司決定更換系統的原因。郭協理即表示，初期同仁習慣使用舊系統，會同時使用新舊系統，造成新系統資料建構不完整或資料錯誤等情況。過渡時期同仁也會反應太忙沒時間將資料鍵入新系統，對同仁來說是額外的工作，但對公司長遠經營來看，新系統上線勢在必行，為了讓新系統順利上線，規定同仁必須在期限內完成資料建置和使用新系統。因此，淑淇和郭協理不約而同表示，資訊系統成功上線的關鍵在於高階主管的支持與事前雙方溝通，唯有初期宣導和同仁配合，才能讓系統如期運作。以台灣奧林巴斯而言，同仁對於ERP系統的使用與操作並不陌生，也清楚作業流程的概念，對新系統是有一定的適應和接受度。因此，台灣奧林巴斯在去年6月進行ERP系統導入評估，9月開始進行系統導入，今年3月即完成系統上線，EIS系統也順利上線運作。

資料具正確性與即時性 符合看得到的管理

  　EIS系統上線後，業務部主管淑淇和財務部淑蕙最能感受導入前後的差異，原本要花四小時處理的報表，現在只要按一下按鍵，就可以產出 到貨狀況、交貨良率、廠商到貨排行榜、庫存狀況和財務狀況等報表，節省大量的時間與人力成本。郭協理笑說，不用等同仁交報表，我自己就可以進入EIS系統查看報表，有助於跟廠商間的溝通，做為未來產品精進的依據，例如改善良率和交期。EIS系統符合看得到的管理，可以掌握每月的狀況，迅速取得所需要的資訊。此外，為了提供日本原廠可以連線進入EIS查詢相關報表，台灣奧林巴斯提出日文介面的需求，讓日本總公司未來能直接連線進入系統查看報表，掌握台灣的營運狀況。

 　　對此，淑蕙也表示認同，過去需要人工處理比較各張報表很花時間，現在基礎報表會直接從ERP系統產生報表，進階資料比較分析會使用EIS系統，如廠商進貨金額、銷貨比率、產品進貨量和銷貨量的比較。淑蕙進一步指出，每月都必須彙總財務報表給日本總公司，由於日本報表分類標準不一樣，除了成品、半成品，還會看產品分類，因此必須配合日本報表做分類。早期是用Excel處理資料製作報表，導入EIS系統之後便可以立即產生所需的報表格式與資料。過去為了每月的財務報表，需要熬夜加班，有了EIS系統，報表處理時間縮短1/3，不但節省人力成本，也減少紙張的消耗。

　　EIS系統大幅改善資料正確性與即時性，不管在資料判讀與決策制定上都是相當重要。郭協理即表示，EIS系統運用圖表方式呈現資訊分析結果，對廠商交貨狀況和產品良率一目了然。在未來資訊系統的佈局上，台灣奧林巴斯也希望能運用CRM系統進行業務日常管理，掌握業務銷售個案的狀況。

關鍵字：成功案例、電子表單(EasyFlow)、主管資訊系統(EIS)、 商業智慧(BI)、進銷存管理