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成功案例-保德信證券投資信託股份有限公司
	*通過最嚴格評選過程—鼎新EasyFlow“高票當選”保德信元富「電子流程管理系統」*
	國際投資巨擘與本木理財專家的完美結合－保德信元富投信在企業e化與新科技的創新應用上有相當值得學習之處。他們的「民主參與式」評選法，對於任何IT解決方案都是以最嚴格的評選方式來做出抉擇，也因此保德信元富才能運用最佳的IT工具來提供投資大眾及法人社團更具國際視野的產品及服務。鼎新EasyFlow正是在這樣嚴格的評選下成為保德信元富的電子流程管理系統。


	公司簡介
	美國保德信金融集團是美國規格最大的保險公司之一，同時也是全世界規模最大的綜合金融集團之一。保德信在全球各地擁有數百萬的個人與法人客，戶並提供多元化的商品與服經紀、不動產仲介與企業遷徙等服務。　　1992年成立的元富投信，集合對國內外投資環境深入瞭解的研究團隊，加上具實戰經驗的專業經理人，透過綿密的國際資訊研究網路傳遞最新的市場資訊，提供投資人優質投資組合，旗下基金操作績效一向穩健優異。　　1999年還獲得天下雜誌評比為國內投信最佳績效第二名，結合保德信金融集團的全球資產管理經驗，加上元富投信堅強的管理團隊合併之後保德信元富投信，成為保德信金融集團整合全球品牌策略的一部份。截至2000年底，元富投信所管理基金資產超過新台幣400億元，總受益人數超過17萬人。　　更名之後的保德信元富投信仍然堅持尊重專業分析，強調研究團隊互動，重視資訊善用數據，以紮實的研究功力掌握產業脈動及投資契機，為投資人提供優質專業投資組合。


	保德信元富投信的e化理念與策略
	保德信元富的e化腳步，由早期帳務系統開始，歷經Mail Server與網路建置、電子交易系統，一直至電子商務、CRM顧客關係管理系統、CTI電腦電話整合系統，以及提供分析師與員工進行產業分析之企業內部電子圖書館，版圖擴充至目前OA辦公室自動化與電子流程管理系統的完全導入。　　對於保德信元富一路走來的e化歷程固然穩健順利，探究經營者對企業e化的理與策略卻己有極大的轉變。簡言之，保德信元富對於資訊科技的應用已從過去「遭遇問題→解決」模式轉變為「創新主導式」的IT管理，這種思考模式促使管理者積極的進行新科技與新應用的評估，同時創造了許多創新的機會，讓企業運作效率與客戶滿度有效的提昇。舉例而，言保德信元富正引進「語音辨識技術」以提供客戶更便利的進行「語音辨識下單」，此系統預計2002年七月上，在已肴的網路理財、語音理、傳宜理財、WAP理財、PDA理財之外再添更多元的便利交易管道。誠如資訊部羅百超經理所表示：「藉由此種企業e化理念的轉變，也讓保德信元富跳脫了以往同業間相互比較與跟的狀況，蛻變為投信業在資訊科技應用上的領先者。」


	建置之需求與欲達成之目標
	有鑑於傳統紙張表單的缺點與人工作業流瓶頸，保德信元富總經理於去年初(2001年)責成資訊部進行電子流程管理解決方案(Workflow)與辦公室自動化(OA)的評估，計劃主要目標為改善傳統作業流程之疏失，包括：傳統公文旅行與積壓等問題的解決、作業透明化並提昇效率，進而達到作業流程與管理之最佳。此外，保德信元富也希望藉由數位化的流程管理同時提昇企業文件儲存、分享與管理的效能與效率。　　歷經資訊部積極並完整的評估國內外電子流程管理解決方案，保德信元富更清楚的體認到電子流程系統所能謂企業帶來的價值與效益。藉由Web-based開放性架構的解決方案，將能夠使體同仁的日常工作更為便利且快速；圖形化直覺性的使用介面(UI)讓全體同仁能很快的熟悉上手；數位化的儲存、紀錄與查詢也提供了透明化與量化的流追蹤與決策依據；而藉由功能完善的解決方案所提供之報表工具與管理程式，更可協助經營者與各階層管理者更即時、更方便的隨時掌握新的組統動態與工作績效。


	解決方案的評估過程與評選因素
	保德信元富在經過多方審的評估，並參加多場電子程管理領域之主題研討會後，選定3家此領專精之廠商與各使用者單位人員進行面對面系統說明與需求討論會議。相當特別並值得與企業朋友分享的是，保德信元富的最終階段評估方式相當民主化且十分周詳，根據資訊部經理羅百超表示；「保德信元富在決選各種IT Solution時，皆會邀集個使用者單位之主管與重要關係人一同參與，不僅只以高層經營者、資訊部的觀點來選擇解決方案，更以民主參與方式讓使用者共同來決定未來切身相關的資訊系統。」　　羅經理回想起去年(2001年)決選時之情況並描述著當時的情境：「相關部門主管與重要使用者共二十多人聚精會神的坐在會議室中，一面專心傾聽著鼎新系統規劃師梁筑筠的簡報與展示，一面用心的依照資訊部事先準備的『電子流程管理解決方案評比表』中的各項評比，並逐一的紀錄下的評分與心得。」而這份評比表中完整的包含了企業在進行資訊系統評估時皆須考量的各項重要因素，包括：合作夥伴的規模、經營能力、服務態度、聲譽、成功經驗與專業度；解決方案之功能完整度、管理的便利性、使用者介面(UI)的親和度、作業流程的流暢性、是否易於學習；系統說明手冊是否合宜、產品價格…等。　　鼎新EasyFlow電子流程管理系統正是經由這種民主參與、公開透明並思廣益的方式，在歷經嚴格的使用者評選之下脫穎而出，協助保德信元富順利建置電子流程管理系統。保德信元富的評選方式，除了更能周詳考量全面性因素(技術面、組織面、使用者面)外，「使用者參與式」的評估方式與策略便能讓使用者提早參與專案，對於後續系統導入的順暢，以及獲取組織全員對於企業推動電子流程管理共識(conesensus)與承諾(commitment)有相尚大的助益。


	導入過程與關鍵成功因素
	保德信元富的電子流理系統於2001１年7月順利上線，由一位工程師獨立以部份的工作時間負責理維護系統，並以每月新增一張表單上的速度持續發展。截至2001年12月為止，短短不到半年的時間，保德信元富己完成17張電子表單(如下表所示) 、9支管理程式、12支報表程式。目前系統已順利推行於台北總公司與全省台北、桃園、台中、高雄等分公司，電子化的工作流程管理已貫穿保德信元富的組織運作之中，成為輔助全體員工日常工作不可或缺的重要工具。


	對於EasyFlow在保德信元富完整導入的過程，探究其成功因素，資訊部羅百超經理表示以下四點是保德信元富推展電子流程管理順利的關鍵成功因素： 1. 高階管理者對專案的支持：　　保德信元富總經理他高階主管從交付資訊部評估解決方案開始，便相當重視與支持專案的推動。因此，在整個上過程中，包括：產品教育訓練、流程資料蒐集、流程分析與設計、表單修改分析與設計、使用者教育訓練、上實機模擬…等各個階段皆展現了高度的支持。 2. 種子式教育訓練的槓桿效應：　　保德信元富所採取的種子人員教育訓練，以最省力之方式很快的將訓練成困擴展至分部於全省據點之全體員工，對系統順利上交功不可沒。 3. 系統價值立竿見影、使用者樂於接受：　　電子流程管理系統的應用範圍大，佔辦公室全度作業量相當高，系統使用頻率高、使用人員廣泛，而且對越高階的管理者，其使用的質與量越高。因此，使用者在應用系統熟悉後便可感受到系統所帶來的效益與便利，由被動轉為積極，甚至主動要求將尚未納入電子化處理之表單儘快上線，以提昇其作業流程效率與工作品質。 4. 電子表單應用由簡入繁：　　保德信元富對於表單上線的優先順序所採取的策略為「由簡入繁」，因此不論是表單設計開發人員，抑或是上線使用者對於系統皆能夠按步就班、由淺入深的熟悉並逐步改變使用習摜，對於系統能夠如此順利的推展助益頗多。

結語與願景

　　回顧保德信元富在去年(2001年)評估電子流程管理解決方案之初所設定的目標，鼎新EasyFlow的表現無論在系統功能、顧問輔導，或是後續服務方面，保德信元富皆表示了高度的肯定。保德信元富透明化的電子流程改善了傳統公文表單的作業流程瓶頸與缺失、大幅提昇整體作業效率之外，更使得企業文件儲存、分享與管理更加便利，作業更加順暢。對於鼎新EasyFlow的總體表現，資訊部羅經理表示：「鼎新EasyFlow的平台功能完整，而鼎新的顧問與服務機制的完善，讓EasyFlow系統更加完美。」EasyFlow系統所提供的效益與價值，除了獲得保德信元富的印證之外，對於EasyFlow的嚴謹與便利性，同時更受到保得信元富ISO品質系統輔導顧問師的讚揚與肯定。保德信元富亦將持續運用EasyFlow之ISO文件管理系統模組來進行企業內部ISO品管文件的管理，讓企業e化版圖更加完整。

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備註：西元2004年正式更名為「保德信證券投資信託股份有限公司」，簡稱：保德信投信