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金融暨服務業專案
 
成功案例-財團法人工業技術研究院
  工研院採用EasyFlow電子流程管理系統，為6,000同仁流程作業加速！
　　工研院為我國產業技術為重要泉源，對於產業發展具有指標性與前瞻性之影響，更攸關於國家之整體競爭力。在資訊流通、資源共用之原則下，工研院積極運用資訊科技，提升各單位之溝通與協同運作，發揮跨領堿技術之綜效。工研院於今年度(2002年)開始全面進行電子流程管理系統的上線，並協助6,000位同仁的日常工作，藉由電子流程管理系統的協助，工研院將有效提昇整體運作之流程效率。
 
  公司簡介
　　財團法人工業技術研究院(簡稱工研院)，是一個非營利、致力於應用研究、科技服務的研發機構。民國62年經濟部為促進台灣產業界的技術中心。目前工研院共有6,000個同仁，12個研究單位不斷的在傳統產業、尖端產業各個領域上進行研究與開發。為提昇流程作業效率，工研院於今年(2002年)開始全面進行電子流程管理系統的上線，並負責協助超過6,000位同仁的日常工作。本文希望藉由此工研院的成功經驗，提供有志於提昇競爭力之公民營、非營利機構分享，為提昇國內產業競爭力進一份棉薄之力。
 
  E化理念與現況
　　工研院為有效統籌運用院內資源，以利全院跨單位、跨領域研發之進行，並提供跨單位的後勤服務，對於資訊科技運用採集中式運籌管理，做法上則以Shared Service Center方式提供院內各單位資訊技術相關協助的專責單位，主要負責各項電腦軟體、硬體、網路服務，以及應用系統的開發與維護。
院內的企業資訊系統平台主要有Unix與Windows2000 Server；在支援全院6,000人的電子表單系統則採用鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統。
 
  建置之需求與欲達成之目標
　　工研院於公元2000年，以提升速度與競爭力為努力方向，在院經營團隊策略下，資訊技術服務中心與相關業務單位討論後，決定以導入ERP與電子流程管理系統來協助達成。其中在電子流程管理方面，資訊技術服務中心系一組黃組長表示，導入電子流程管理系統所要達成的目標包括：
1. 重新思考作業流程，以進行企業流程再造(Business Process Reengineering,BPR)。
2. 運用資訊系統將流程透明化，隨時隨地可以即時追蹤，處理。
3. 提昇表單流程效率，在填、送、追、簽、歸、查等過程中均可訊速處理，提昇時效性。
4. 避免人為缺失，如表單公文的遺失、積壓等。
5. 降低紙張使用量，期能「少紙化」。
6. 與工研院其他資訊系統(例如ERP、HR等)及資料庫直接整合，降低人工處理作業。

　　基於上述要求，資訊技術服務中心著手評估市面上之各項電子流程管理解決方案，以達成工研院提昇全體同仁作業效率。
 
  解決方案的評估要素
　　對於提供6,000個使用者上線使用之電子流程管理系統的主要考量因素包括以下：
1. 功能完善
2. 設計與開發工具使用的便利性
3. 管理維運成本，包括平台、管理維護的人力與時間
4. 開發工具，人才市場提供給狀況
5. 價格與預算
6. 合作夥伴的技術支援能力
7. 產品的佔有率與成熟度
8. 與其他系統及資料庫連結、整合便利性
　　經評估後工研院選擇鼎新電腦為合作夥伴，並以EasyFlow電子流程管理系統作為提昇效率、改造流程的解決方案。
 
  導入過程與關鍵成功因素
　　工研院認為E-Form電子表單系統主要處理範疇在於使用者關係較為密切之「前端」，使用層面較廣、使用亦較為頻繁；而人力資源、採購、行政等管理資訊系統則負責「中段」之業務核心處理程序，而財務會計資訊系統則為「後端」之帳務處理與分析。因此，在ERP導入同時便積極進行前端的E-Form電子表單系統的建置與連結。黃組長表示：「建置電子表單系統的過程中，與各使用單位討論現有流程,並探討如何將現有流程簡化、合理化與標準化是最為關鍵的部份。」在導入系統、重新思索流程的目的與意義的同時,工硎跳脫出一般在進行電子流程導入時不易脫離的窠臼，真正以「簡化、合理化與標準化」的方向讓流程有意義且最佳化。
　　黃組長舉例說明：「在組織中，最在意你請假的人是誰？」當討論到請假流程時，參與討論的主管與同仁一致認為：「是我的直屬主管。」那麼在系統已經可以自動稽核請假天數、知會相關人員的同時，是否有必要再逐級主管簽核呢？也因此，在真正釐清流程意義後，工研院的請假只需經過直屬主管簽核同意即可，請假天數超過特定天數時，系統才會自動知會其上一級主管。
　　經由如此一再的探索、調整與改變，直到獲得一致共識，的確也讓工研院的流程更為「簡化、合理化與標準化」了。因此，在抽離IT技術面的因素後，黃組長表示「作業流程的檢討與改善才能真正收到電子流程管理系統的真正效益。」
 
  對採用企業發生的利益與優勢
　　工研院從今年度(2002年)電子表單系統全面上線，開放全院6,000名同仁使用。在經過20場使用者教育訓練、4場中階管理者溝通會,以及1場高階管理者說明會後，已全面順利運作中。目前上線之電子表單包括：請假單、加班單、出差單、請購單、自購申請單、派車單與準備中的電子公文系統，預估一年約處理650,000 – 700,000張表單。各電子表單也已順利的與工研院SAP ERP系統、人力資源系統、行政系統資料庫緊密整合，降低繁瑣的人工處理作業，減少人為疏失。
　　對於當初所設定的電子流程管理系統目標，工研院亦逐一的達成了。所有電子流程使用者皆可隨時隨地即時追蹤、處理，大幅提昇作業效率。而數位化的作業環境，亦減低紙張的耗用，表單遺失、積壓、查詢費工等情形大幅改善。然而，最大之效益應屬工研院企業流程再造的順利開始一好的開始即是成功的一半，企業流程再造BPR過程是一個循環，相信藉由這一段成功的經驗，精英萃集的工研院將能夠持續推動此一良性循環，在數位化工具的輔助之下持續精進。
 
  結語
　　誠如黃組長所言以及每位資訊人員所熟知，在進行任何資訊化專案時，專案人員所承受之時程與技術雙重壓力下，若能有一個可以信賴之合作夥伴，雙方皆能秉持開放的心胸來針對需求與問題合力解決，是加速成功不可或缺的重要助力。
　　對於工研院與鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統的合作經驗，黃組長表示：「鼎新對於技術的支援、問體的解決皆能積極協助。」也藉由此次電子表單系統的成功合作經驗，鼎新電腦將秉持專業與客戶滿意的精神，繼續協助工研院與企業界競爭力的再提昇！
 
 

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