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金融暨服務業專案
 
成功案例-大千綜合醫院
 

「醫術精湛,e術亦高明!」
   大千綜合醫院採用鼎新EasyFlow建立數位神經系統統建立數位神經系統

  大千綜合醫院於民國74年創立,長久以來一直秉持全人照顧、全心關懷的理念,以促進全民健康、回饋鄉里為宗旨,目前共有24科別為全苗栗醫療服務量最大的醫院。對於醫院e化的理念,大千秉持著「e化是最好節省本的方法,也是效率化最正確的方向。」而導入鼎新EasyFlow電子流程管理系統的e化成果亦讓大千綜合醫院「花小錢、賺大錢」的投資獲得豐碩的報酬。未來,大千仍將致力於「即時反應能力」與「醫療服務品質」的提昇,朝向成為明日全人醫療的典範而邁進!
 
  公司簡介
  大千綜合醫院於74年創立,長久以來一直秉持全人照顧、全心關懷的理念,以促進全民健康、回饋鄉里為宗旨。大千醫院目前擁有60餘位專任主治/住院醫師,現有病床數255床,另衛生已核淮擴充528床,即將升級為區域醫院。為切實滿足鄉親之健康需要,特針對本地健康型態設置各種特別門診及治療中心,目前共有24科別為全苗栗醫療服務量最大的醫院。

  由於醫療服務深受地方民眾的肯定,隨著醫院規模的擴大,醫療服務量日增,益加醫療品質的維護及提昇。不但擴建醫院、網羅各醫學中心完成專業訓練的主治醫師,更發展醫療品質保證計劃,期望除了提供多元的醫療服務外,亦能落實住院醫師的專業訓練及促進醫療品質的提昇。更深切體會醫學技術日新月異,必須隨時把握醫療環境之脈動,故不斷增置醫療設備與建置e化系統,並引進新知並禮聘醫學中心之教授、學者專家來院協助臨床教學研討,務使醫療水平能不斷提昇,醫品會、醫教會負起督導與考評的責任,使本院各醫療專業能彼此合作無間,相互砥礪切磋,使今日的大千綜合醫院不佰擁有完善的醫療設備,詳盡的診療科別,更能提供民眾舒適的就醫環境。

  不僅如此,大千更積極地參與社區活動,包括:認養泰安鄉紋面國寶、承接中央健保局泰安鄉後山三村醫療改善計劃,擔負照顧原住民的健康照顧,舉辦院外演講及保建活動,落實社區民眾預防保健的觀念,期許成為明日全人醫療的典範。
 
  建置之需求與欲達成之目標
  座落於苗栗地區的大千綜合醫院醫療體系完整, 幅員橫跨大半個苗栗市,其體系成員包括:大千復健中心、大千健診中心、大千婦幼中心、大千生殖醫學中心、大呼吸治療中心、大千大川洗腎中心、護理之家、大千健康廣場、新生醫院。各院區分散於不同街道上,建築物之間路程雖不遠、但也有段距離。

  以往,每天所的公文皆需利用走路或過車輛以人工傳遞,並需加以人工影印會辦、會簽與留存,對於「人力最貴的」醫療產業而言,無疑是一種奢侈的資源浪費。除此之外,傳統人工、紙本的公文表單作業方式,常因人為的疏失(傳遞者、審核者…)造成公文積壓、遺失,或者因為流程的無效率而常有「公文旅行」的情事發生;輕則造成時程耽擱,重則延誤了重要大事。

  為了改善這種狀況,降低體系成員間溝通整合成本、提升行政效率,並且對未來醫療界可能的購併趨勢做好準備,大千綜合醫院毅然決定導入電子流程管理系統來加強反應速度與服務品質,進而提升競爭力。歷經嚴謹且周延的評估過程之後,大千綜合醫院選擇鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統進數位神經系的建置。
 
  導入過程與關鍵成功因素
2002年初,當大千醫院各部門使用者逐步開始運用鼎新EasyFlow 進行內部公文表單管理之際,流程效率已有所初步提昇。但作業初期,大千醫院最高階層-執行長與院長的使用習慣當無法同法,因此,公文的批示、簽核仍需由秘書協助-以紙本列印出來、再由執行長與院長用傳統方式以筆批示、以印章核示。

 磨合期 與 高階主管的堅持
  一段時間後,每日80件以上等待批示的紙本公文(不加附件已需約240張紙),再加上附件影印,不但耗費成本、佔據空間,執行長與院長展現了無比的魄力,硬是改變了固有的習慣,主動學習系統操作,不多久時間,已與一般使用者一樣順利的完全上線。

  在高階主管努力調適之際,大千醫院資訊部門也正為著如何讓主管們更便利的使用系統而努力,最後,他們想出了一些好方法協助高階主管的使用,並提升了系統操作的便利性。舉例來說,結合手寫版的輸入方式,讓不熟悉電腦鍵盤的主管們更快上手;以及,利用系統內建「片語」功能,預先建立了主管們簽核時常用的「批示片語」,讓主管的簽核過程更為方便、快速。

  高階經營者的支持與參與無庸置疑絕對是資訊系統成功的關鍵成功因素之一,爻千醫院就是一個最真實的寫照。從系統的評估開始,徐千剛院長便明確傳達了醫院的管理須知「符合要求符合時代潮流、不能與現代化脫節。若高階主管的腳步無法跟得上預定時程,計畫仍得照既定時程來進行。」

「院長信箱」也能電子化
  如今,大千綜合醫院更將「院長信箱」電子表單化,預設之流程將只有一個關卡-院長徐千剛,如此設計的用意將可讓醫院同仁安心地表達出真實的心聲,而徐院長也能便利的接收到這些第一手訊息,真正建立起「下情上達」的理想管道。

  除了上述高階經營者的支持外,賴副院長表示中階與基層的向心力強、年輕有活力更是促成系統成功上線不可或缺的關鍵因素。而資訊部同仁的全力以赴、鼎新電腦在技術上的支援以及與大千醫院資訊部的良好互動亦功不可沒!
 
  對採用企業發生的利益與優勢
  在歷經主管適應與學習,至今日順利上線,大千醫院已導入15張電子表單,實現了「下情上達」、「上意下達」完善溝通的理想境界。未來,更將以每月一張新表單上線的時程計劃進行。而目前,大千醫已藉由EasyFlow 的電子流程系統展現作業面與管理面的雙重績效。


作業面與管理面的雙重效益:
  「在作業面上,除了作業時效的提升、流程可即時追蹤之外,整體的作業成本更節省了50%以上。」副院長賴憲堂滿意的表示。而這些節省下來的成本包括原本作業所需的人力成本、紙張與影印成本,以及文件遺失、積壓所造成的損失與浪費。未來所規劃的「人事差勤」類表單,更將與既有資訊系統結合、自動完成轉檔整合,預計在時效、人力成本、人為錯誤率將可大幅改善。藉由不同系統間的完全電子化節省更多的成本、提昇更大幅度的行政效率。

  「而管理面上,系統可依據公司管理規章定義流程(如『採購單』依據採購金額決定最高核決主管),並可針對表單、公文的特定欄位自動進行檢核(如『請假單』依特休天數檢核全年度請假紀錄,確認尚有特休假可請,若已休滿則系統會警示填表人)。如此一來,除了內控內稽自動化之外,數位化儲存更可完整且系統性的紀錄所有資料,後續的查詢十分快速、方便,讓系統的智慧化功能大幅改善了傳統人為弊端,提昇管理功能與效率。」

賴副院長也補充道「藉由系統的輔助,院內的流程得以快速的達到『3個標準化』,亦即:流程標準化、權限標準化、簽核標準化。」而這種「透明與公開」的組織文化更是任何永續經營的組織所不可或缺的。
 
  結語與未來展望
  「即時反應能力」與「服務品質」是醫療服務產業的兩大核心競爭力。賴憲堂副院長根據比爾蓋茲描述「數位神經系統」擘畫大千綜合醫院的e化版圖,即是著眼於此兩大核心能力的提昇。

  在未來的1~2年內,大千醫院除了在既有EasyFlow 系統上加快流程管理的應用外,亦將完成PDA巡房、電子化病歷、醫療影像系統(超音波、X光檢查、斷層攝影、磁振造影、血管攝影等無片化)…等e化建設。此外,由於醫療服務業的在職訓練顏繁,大千每年皆派員參與非常多的醫療專業課程。因此,未來更將過用「EasyFlow KMS知識文件管理系統」將所有內、外部之訓練教材,以及醫院內重要的知識文件做一系統性的管理與分享。賴副院長表示:「以上種種醫院e化的安排,對於未來規模的擴展將有極大的幫助。」

  對於醫院e化的理念,大千秉持著「e化是最好節省成本的方法,也是效率化最正確的方向。」而目前所累積的e化成果亦讓大千綜合醫院「花大錢、賺大錢」的投資獲得了豐碩的報酬。未來,大千仍將致力於「即時反應能力」與「專業服務品質」的提昇,朝向成為明日全人醫療的典範而邁進!
 
 

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