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金融暨服務業專案
 

 

案例分享-國泰建設有限公司
  國泰建設採用 EasyFlow - 讓企業變得不 e -Young !

  國泰建設可謂是台灣建築業龍頭老大,在日益競爭市場環境中,國泰建設仍能日益茁壯成為國
內大型建設公司,正是秉持 「誠信正派、專業負責、穩健經營」原則的企業經營理念。國泰建設更
是打破一般建築業傳統,投入e化流程改造,然而e化究竟帶來怎樣豐碩的成果 ,讓國泰建設堅持走
向電腦化?又是何種原因,鼎新電腦能成為其 e 化的關鍵夥伴?

 
  公司簡介
  國泰建設股份有限公司成立於民國五十三年九月十四日,係國內資本雄厚業績優良之建設公司
,亦是建築界第一家股票上市公司。同時亦為享有盛名之霖園集團重要成員之一。 四十年來,配合
政府「住者有其屋」政策,並秉持「誠信正派、專業負責、穩健經營 」的原則,雖歷經多次景氣變
動,仍能日益茁壯而成為國內大型建設公司,實端賴廣大客戶的愛護支持與全體員工的辛勤耕耘。
國泰建設目前擁有各類專業人員共計一百三十餘人,營業據點除了台北總公司外,另外在台中、台
南、高雄各設有分公司,營業範圍更遍及全省各主要都會區,並先後在國內興建各類型房屋近五萬
戶。國泰建設本著過去一貫的品質與服務,不斷精益求精、追求卓越,並以專業負責的態度,豐富
 建築新生命,開啟人類生活新紀元。
 
  營業項目
一、委託營造廠商興建國民住宅與商業大樓出租出售業務。
二、興建觀光旅社及建設觀光事業。
三、接受委託辦理有關都市計劃、山坡地等之測量、規劃、設計、顧問業務(建築師業務除外)。
四、百貨買賣業務。
五、停車場之投資興闢及經營業務。
六、工業廠房開發租售業。
七、特定專業區開發業。
八、投資興建公共建設業。
九、新市鎮、新社區開發業。
十、區段徵收及市地重劃代辦業。
十一、都市更新業。
 
  建置前之需求與欲達成之目標
  一般建設公司由於產業型態及資本有限情況之下,對於 e 化投入的成本及心力,在比例上往往
可說是少之又少,但國泰建設卻一改這樣固有想法,打破成規將 e 化概念完整實現,也就是因為其
事事都有先進的理念,才能在如此劇烈競爭環境中,永坐建設業的龍頭寶座。

  早在民國 90 年,因為老闆一句 「 我們公司能不能夠無紙化? 」讓國泰建設資訊部陳經理開始
著手進行這項資訊改革之路。首先陳經理對「無紙化」下了個定義,第一項就是電子化公文,將原
本的紙張紙本作業,轉化成電腦作業,第二項就是檔案管理,檔案櫃內的繁雜文件一一轉換存入電
腦,把公司檔案櫃數量降到最低。

  在工作流程電腦化實施之前,公司管理上一直都是採人工作業,以往主管需掌握員工外出的狀
況,在員工外出時,都必須進入主管辦公室於外出登記簿上註明,進入辦公室時也需再一次進入簽
到,主管才能切實掌握員工情況,另外在公文呈報時,也常常因為紙本作業,造成文件積壓太多,
往往一堆文件就壓在最底下,還需時時跟催,甚至連遺失的狀況也曾發生,工作流程受限自然影響
公司營運。在公司進行 e 化改革後,不僅能夠精準掌控工作進度與人員管理情況,更能夠促進企業
整體年輕化。讓國泰建設更為確信, e 化的確為現今二十一世紀已不可或缺的基本實力。
 
  解決方案的評選因素
  國泰建設資訊部陳經理表示,事實上當初在選擇 e 化產品時,一開始是對 Notes 進行評估,然而
由於 Notes 平台,不僅在購買費用上相當昂貴,開發人才不易,在維護費用及人力上更是一筆相當費
用,對於一旦導入的高成本費用,便因此望之怯步,之後對於國內著名的電子流程管理系統解決方案
廠商也展開評估,然而在一場因緣際會中,經由資訊朋友的推薦,認識了鼎新電腦 EasyFlow 電子流
程管理系統,在了解整個產品的介面及功能以及同仁的操作使用後,一致認定 EasyFlow 正是國泰建
設所需的最佳 e 化產品,原因就在於 EasyFlow 的操作介面相當人性化,在系統開發人力上也簡易許
多,維護上也不需配置太多人力費用,重要的在價格上也極具競爭力,因此在產品功能面及成本效益
都能兼顧之下,鼎新電腦 EasyFlow 便成為國泰建設實踐 e 化願景的重要一員 ,朝向 「辦公室無紙
化」發展,同時也體驗到作業效率的提昇,流程的即時控管所帶來前所未見的 e流成果 。
 
  導入過程與成功因素

  國泰建設導入鼎新 EasyFlow 電子流程管理系統之初,即遇到使用上人員方面的最大問題,由於當時國泰建設員工平均年齡已超過四十,主管幹部們甚至連電腦都沒有碰過,更別談上線操作,如此複雜問題,國泰建設之所以能夠克服障礙然後成功導入,以下是關鍵因素:

1. 基礎電腦教育訓練的培養 :為克服人員執行上障礙,資訊部門便花費心思舉辦教育訓練,嘗試儘量以淺顯課程,引導員工認識電腦,熟悉電腦操作,第一項課程就是中文輸入,利用考試壓力讓同仁能夠儘速學會基本的操作輸入,目的就是要讓同仁懂得如何利用鍵盤將資料鍵入電腦,第二項就是學習如何使用上網搜尋資料,來習慣於 EasyFlow 的 Browser 訊息平台,降低同仁對電腦的排斥感,使他們能夠從陌生轉為熟悉,進而習慣使用鼎新 EasyFlow 電子流程管理系統。

2 . 高層決策者的全力支持: 在這段 e 化過程,其實最主要能夠讓計劃落實順暢,便是來自於最高層的全力支持,因為期間有許多同仁甚至幹部主管,抱怨浪費時間,使用麻煩,仍戀舊原有紙張作業,但因為最高層「無紙化」的理念,便讓資訊部門得以堅持進行 e 化改革。

3. 非用不可的表單先行上線: 除企業內部全面教育訓練外,還有讓非用不可的電子佈告欄先行上線,當同仁發現必須每天上電子佈告欄才能了解公司情況時,就有強迫同仁一定要去用的感覺,因為不去看就完全無法知道最新消息,自然而然讓這項動作變成習慣,對於其他表單便更能容易上線使用。

4. 種子教官的有效發揮: 國泰建設採取種子人員教育訓練,在各部門中均安排完整訓練種子教官,協助同仁於系統上線初期問題,加速導入成功時程。

此外 ,鼎新電腦也秉持滿足客戶的專業服務精神,與國泰建設進行互動溝通,完善的諮詢體系,細心解決其上線所遇及的問題與完整技術移轉,協助國泰建設邁向成功的 e 化目標。

 
  導入的利益與優勢
  事實上,國泰建設建置鼎新 EasyFlow 電子管理系統已近三週年,資訊部陳經理回顧這段初期開發的期間,儘管花了不少心力,但一想到現在同仁已把上網收發信件處理工作當作是?日例行公事,主管如果開會繁忙,也會固定時間從電腦上看看有沒有需簽核的公文,避免重要工作延誤,公文堆積及遺失不再發生,作業加速且能即時控管,的確更能肯定當初的投資報酬是相當值得的。

截至目前 (2004 年 4 月 ) 為止,上線表單已超過 60 張,如此優異的成績在於國泰建設已將 EasyFlow 完全技術移轉成功,表 單設計及流程規劃都能依企業需求彈性設定,讓 MIS 人員都能自行開發,也由於系統使用頻率高,使用人員廣泛,同仁都能感受到 EasyFlow 所帶來的效益與便利,甚至主動建議尚未電子化的表單進行規劃上線,提昇其作業流程效率與工作品質 。除此之外,也利用 EasyFlow 設計出許多活動的表單,例如 「全民公投」讓同仁可以利用表單來做票選的活動,促進彼此間的交流, 讓辦公室氣氛變得活潑起來!現在,不管是同仁或是主管,只要一天沒上 E asyFlo w 電子表單,就覺得少做了什麼事,因為所有原本的簽呈都已經電腦化,公文卡在那裡?何時簽核完畢?公司有什麼事項宣佈?都在彈指間就清清楚楚, e 化成功的國泰建設,活絡了整個企業,展現時代競爭力!
 
  結語與未來發展方向
  國泰建設資訊部陳經理深刻體會到 e 化改革之路,其實最重要的就是人的思維,要能接受新的改變,除了高層嚴格監督、教育訓練健全外,最重要的還是回歸於產品功能面以及操作人性化,否則頂著大廠名聲,卻無法幫助客戶確實踏出 e 化腳步,也是白費功夫。

今日國泰建設 e 化的成功,同仁的努力功不可沒,而 「便宜又好用」的鼎新 Ea syFlow 電子流程系統更是成敗與否的關鍵角色。

內文所提及之各公司與產品,均分屬各相關公司的商標或註冊商標
 
   
 
 
 

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