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金融暨服務業專案
 
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成功案例-群益證券
群益證券採用EasyFlow 電子流程管理系統—建構企業集團之流程管理平台
為落實多元化金融服務，證券業的模範生—群益證券已建構完整資訊網路系統，並採用鼎新EasyFlow流程引擎作為企業工作流程管理之平台。目前包括群益金融集團內的3家公司、群益證券全省34家分公司、超過2000人皆已順利上線使用，每天都有數千張的電子表單在EasyFlow上傳遞。EasyFlow並已緊密整合後端系統(人力資源、財務、庫存、CRM…等)，表單簽核資料完全自動更新。他們認為鼎新具備豐富的電子流程管理領域知識與經驗，更是國內第一且值得信賴之合作夥伴。
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公司簡介
群益金融集團係1988年由董事長陳田文先生設立群益證券股份有限公司，為推動證券國際化業務需要，陸續籌組而成的證券金融事業體系，隨著市場發展以及業務迅速擴充，更於香港、上海等金融中心設立分支機構，朝向亞太地區大型投資銀行之目標邁進。在國內競爭激烈的證券市場中，群益證券的單點經營績效連續數年拔得頭籌，每年業績均名列前茅，單一據點平均市佔率為上櫃券商之冠。並於1998年8月通過ISO 9002國際品保認證，顯見群益不只績效居同業之冠，服務品質更深獲肯定。
群益金融集團服務項目涵蓋國內外上市上櫃、公司理財、海外籌資、購併、固定收益、股票經紀、自營業務、衍生性金融商品、股務代理、資產管理、期貨經紀、創業投資管理、財務顧問、財務融資、保險規劃與諮詢，以及提供專業投資資訊和研究報告等多元化的業務，使企業、法人及一般投資大眾獲得專業的投資理財服務。目前集團管理之金融資產總市值已超過新台幣4,000億元以上，規模龐大足為業界之表率。
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群益證券的電腦化版圖
群益證券的電腦化程度相當先進，除了支援證券期貨業務面的電子交易系統，業務開發系統，以及顧客關係管理CRM系統之外，更已導入輔助管理者經營企業之決策支援系統(DSS,Decision Support System)與關鍵績效指標系統－KPI。除此之外，對於企業內資訊溝通傳遞、電子表單的線上簽核，以及辦公室自動化(OA)，群益應用EasyFlow流程控管引擎作為企業內部網站－CIS(Capital Information System)的平台。CIS網站內容分為以下幾個重要部分，包括：群益金融網、E-learning線上學習系統、公司規章、公司行事曆、新上線之賀卡中心，提供群益同仁工作上所需之相關重要資訊與工具。另外，CIS內部網站中還包括了與群益同仁生活息息相關的「卡彼托槳園(Capital)」－這個專屬員工使用的內部網站，提供的資訊包括員工福利、生活與社團活動…等訊息。
群益證券對於EasyFlow流程引擎的運用範圍相當廣泛，不僅使用於一般企業常見的行政、人事、財務等電子表單，更應用於內部CIS網站上公告的流程。一般使用者若有任何資訊需透過公司網站發佈，皆可直接藉由EasyFlow系統的「佈告申請單」將欲發佈之內容傳送出去，電子表單在經由主管人員審核通過後，系統自動將此訊息發佈至網站，同仁馬上可以在CIS上看到公告，相當的簡單與便利，網站維護人員的負擔也頓時減少了許多。
群益證券計劃在不久的來導入知識管理(Knowledge Management)系統以妥善管理集團的智慧資產，並運用資料倉儲(Data Warehousing)與資料採礦(Data Mining)技術對廣大的顧客進行分析，提供客戶更貼切之行銷與服務，並更進一步建構個人化企業入口網站(Enterprise Information Portal,EIP)以全方位協助每位群益同仁的日常工作與決策分析。
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建置之需求與欲達成之目標
群益證券為佈局全球市場、提昇企業溝通效率與全員之競爭力行政，並妥善運用IT以使管理者充分即時掌握組織動態、縮短決策時效，早於數年前已導入一般的工作流程管理系統，但由於系統提供之彈性不足、執行效能不敷使用、且使用者介面不符群益證券使用。故於2000年著手評估國內、外廠商的更佳解決方案，以符合企業之未來電子流程管理之需求。
由於群益證券已具備電子化工作流程之使用經驗，無論是高階主管、IT人員與一般使用者對於電子表單、線上簽核皆已有相當認知，因此群益證券的個案在鼎新的經驗中屬於「更換平台型」的客戶，在導入的過程中所有企業面臨的挑戰也與一般首次導入客戶有所不同，後續將為讀者詳細說明。
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解決方案的評估過程與評選因素
群益證券基於過去使用之經驗，對於工作流程解決方案的要求相當嚴格。除了滿足企業原有功能之需求外，對於未來納入集團整體規劃與需求亦需一併加以考量。對於解決方案的評估層面，群益證券應用系統處林炳義副理表示對於解決方案的架構與功能面、管理面、系統維護面，及至未來之延展性、整合面因素都是群益考量的重點，除此之外，對於顧問輔導與後續持續之服務層面更是評選的重要因素。
對於鼎新EasyFlow所採用的微軟技術平台與N-tier、Pure Browser-based架構是符合國際應用趨勢，且與群益現有的資訊基礎建設與未來規劃目標一致。系統的彈性與延展性亦皆能滿足群益的規劃，未來亦將擴及使用範圍至整各集團的應用，屆時集團的整體協同運作綜效將可展現。對於群益相當重視的服務層面，林炳義副理強調「鼎新是國內最大的Workflow廠商，能夠提供國外供應商無法全力支援的技術服務，且鼎新亦具備了專業Workflow Domain Kow-how與成功協助大企業e化的豐富經驗。」因此，鼎新EasyFlow是群益證券建置電子流程管理系統的不二選擇。
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導入過程與關鍵成功因素
群益證券於2000年底與鼎新電腦簽約，農曆年後開始導入，並於8月順利利上線，將原有系統內的8張表單更新移轉至EasyFlow系統，更將電子表單接整合至群益後端系統，包括人力資源系統、財務系統、庫存系統以及顧客關係管理CRM系統。
群益證券從系統導入到順利上線共花了五個多月的時間，主要由於群益證券是屬於「更換平台型」的個案，需花費了較多的精力與時間進行前一代系統資料轉換作業，將舊有表單資料庫中的資料移轉至EasyFlow資料庫中。在資料移轉完成後，接下來的表單開發、後端系統的整合與連結便開始訊速進行。由於群益已有工作流程電子化之經驗，一般使用者皆已具備電子流程管理之觀念與使用習慣，導入障礙相對其他企業較低。相對地，使用者對於系統的要求亦較嚴格，需求建議亦較多元，然而在高階管理者的支持與IT人員的全力投入之下，這些挑戰皆能夠順利的在預定時程內完成。
對於EasyFlow在群益證券完整導入的過程，群益證券林炳義副理總結道：「整個過程中，使用者適應不良的反應很少，也因此EasyFlow在群益的推動很順利。」對於群益能夠有此佳績，探究其成功關鍵因素，我們發現有以下值得探討的四點：
1. 高階管理者對IT重視：
群益證券董事長與總經理認為企業經營有二個部份的投資是絕對值得，且不能因為任何因素而停滯不前，即所謂的「IT的投資不能省」、「教育訓練不能省」。由於這樣體認且清楚傳達給企業每一位成員以推行企業e化、提昇競爭力，群益證券才有今日耀眼的e化版圖與成果。此外，在進行電子流管理時，對於牽涉到管理面與組織面之問題而需要調整流程時，高階主管皆能充分支持並明快的制定決策以讓工作繼續推動。
2. 教育訓練與宣導：
群益證券針對各層級同仁安排不同程度的教育訓練，而全省一致性的種子人員訓練方式，很快的將訓練成果擴散至全體員工，對系統順利上線亦功不可沒。
3. IT人員的投入與分工：
由於群益證券對於工作流程已具備相當經驗與專業技術，資訊部主管亦具備豐富的工作流程經驗，因此對於後端系統的整合、主體架構的規劃，以及電子表單的開發皆游刃有餘，加上全體IT人員的全心投入，因此造就了目前的成果。
4. EasyFlow的流程控管引擎(Routing Engine)相當彈性、延展性佳，且應用簡單、開發表單容易是群益成功上的重要因素之一。而鼎新對於工作流程領域的深耕與創新，提供企業與時俱進、持續演化的解決方案更是對企業的最佳保障。
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對採用企業發生的利益與優勢
截止目前(2001年12月)為止，群益證券已順利將EasyFlow導入集團內的三家公司，以及分佈全省的34家群益證券分公司，共有超過2,000人使用此系統，目前每天有數千張表單在系統內傳送，在2002年初將有25張包括人事、行政、財務、資訊類的電子表單上使用。
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在電子表單的維護與查詢方面，群益證券目前已自行加強查詢程式，運用Drill down方式讓管理者與使用輕易擷取所需的詳細資訊，充分掌握組織最新動態而表單直接與後端系統的整合，也讓以往需要重複輸入的資料量大幅減少，包括人事薪資、 財務、庫存等資訊皆以電子表單審核後自動稽核與更新至其他端系統，減低了大量的人力與作業時間。
未來群益將加強系統的統計分析功能，計劃以OLAP技術針對表單效率、使用率、Hit Rate、使用時間…等進行統計分析，所得資訊將提供管理者參考，並藉以調整企業流程與系統的整體架構。
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結語
對於計劃導入電子流管理的企業朋友，群益證券資訊部林炳義副理衷心建議：在評估系統之初便應十分嚴謹、考慮周詳。除了解決方案應符合企業之功能需求外，更應審慎挑選能夠持續創新、永續經營之合作夥伴，以確保解決方案能滿足企業未來的需求。鼎新EasyFlow電子流程管理系統除了符合以上兩大重要考量外，系統的整合面、資料庫架構，以及全球性趨劫的支援(如多國語言版本、行等簽核…等)，皆是企業佈局全球與跨兩岸三地的最佳選擇。
展望未來，群益金融集團將持續求新求變，著重研究發展，期能逐步發展成亞太地區一個產品多元化、專業化、國際化之大型金融集團，鼎新EasyFlow亦將扮演好群益電子流程管理的輔助角色，為群益加足企業內部溝通與資訊傳遞的馬力，以競逐全球市場。
 
 

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